Помощник генерального директора (секретарь-референт)

Обязанности:

• Оперативное выполнение поручений генерального директора и членов семьи, включая:

оформление и покупку авиабилетов, ж/д билетов, бронирование проживания;

заказ необходимых товаров и услуг;

согласование и подписание счетов, контроль их прохождения;

взаимодействие с подрядчиками и контрагентами по текущим вопросам.

• Приём, систематизация и обработка входящей корреспонденции (электронной и бумажной), включая доставку через курьерские службы; распределение документов по профильным отделам.
• Поддержание эффективного документооборота: отслеживание движения, контроль сроков передачи и соблюдение внутреннего регламента документообмена.
• Ведение и регулярное обновление внутренних списков сотрудников; предоставление актуальной информации по внутренним запросам.
• Подготовка, оформление и ежедневная рассылка отчётов в установленные сроки.
• Актуализация отчётных данных в случае изменения условий; обеспечение достоверности предоставляемой информации.
• Ведение архива отчётности и взаимодействие с ответственными подразделениями по вопросам корректировки данных.
• Обработка входящих телефонных обращений; квалификация запросов и их адресное перенаправление в соответствующие отделы.
• Курирование взаимодействия с внешними подрядчиками (в том числе по уходу за растениями в офисе): контроль сроков, качества предоставляемых услуг и решение текущих организационных вопросов.
• Формирование заявок на закупку канцелярских и хозяйственных товаров, с учётом потребностей подразделений и бюджета; контроль поставок и сроков выполнения.
• Организация и контроль работы курьеров и уборщиц: планирование графиков, согласование отпусков и больничных, распределение задач.
• Централизованное реагирование на внутренние обращения от сотрудников офиса (в случае поломок, перемещений, бытовых запросов и пр.); оперативное перенаправление задач курьерам или хозяйственному персоналу.
• Контроль своевременного и качественного исполнения поручений, обеспечение бесперебойного функционирования офисного пространства

Требования:

• Опыт работы на аналогичной должности приветствуется;
• Высшее/неоконченное высшее образование;
• Знание программ: Word, MS Excel;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Ответственность, пунктуальность, внимательность, исполнительность, доброжелательность;
• Наличие навыков для работы в условиях многозадачности, умение расставлять приоритеты.

Условия:​​​​​​​

• Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ;
• График работы 5/2;
• Комфортный офис, в шаговой доступности ст. м. Волгоградский проспект;
• Своевременная выплата заработной платы;
• Корпоративный бесплатный обед.