улица Волхонка
Привет!
Мы команда Обед.ру.
Обед.ру - интернет-сервис заказа еды из ресторанов и кафе, а также организации корпоративного питания с использованием электронных карт. Работает с 2004 года.
Мы уже объединили более 2500+ кафе и ресторанов в единую систему заказов. Среди наших партнеров: ресторан Пушкин, Му-му, Нияма, Менза, Papa John’s и другие.
Среди компаний, доверяющих нам питание своих сотрудников: SuperJob, Гисметио, Р-Фарм, КБ Космос, Хьюго Босс (более 500+ компаний). 30 000 сотрудников пользуются сервисом ежедневно.
С апреля 2024 года компания вошла в состав ВкусВилл, и сейчас мы активно внедряем его подходы, принципы, ценности, также активно совершенствуем и развиваем нашу систему, продукты и осваиваем новые направления деятельности. Мы обладаем здоровыми амбициями, перспективами и большими целями на будущее.
Наша эволюционная цель — разнообразная еда доступна каждому. Это означает, что в своей работе мы ставим фокус на решение полноценных и комплексных задач по питанию. Сейчас наш сервис представляет собой платформу, обеспечивающую корпоративную еду преимущественно для всех типов бизнеса. Мы стремимся к тому, чтобы стать маркетплейсом ресторанов и увеличить долю В2С пользователей.
Мы любим создавать новые решения и у нас есть возможность проявить свой профессионализм и раскрыть свой потенциал.
Мы глубоко убеждены, что люди - это самый важный ресурс в компании, поэтому уделяем значительное внимание найму и росту сотрудников внутри. Нам важны культура и ценности человека.
Мы за прозрачность, честность и открытость.
Сейчас мы в поисках Офис-менеджера для усиления Административной команды.
Твоя роль - качественное и бесперебойное сопровождение административно-хозяйственной деятельности, делопроизводства и этикета.
1. Обеспечение работы офиса и делопроизводства
- организация делопроизводства компании (входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, архивирование документов);
- организация пожарной безопасности;
- поддержание порядка и чистоты в офисе;
- контроль за состоянием офисного оборудования;
- взаимодействие с курьерскими службами/создание маршрутного листа курьеру;
- сканирование и отправка документов;
- оформление входящей документации и оборудования во внутренней CRM-системе, их сканирование и дальнейшее архивирование;
- оформление пропусков для входа в офис;
- работа с электронным документооборотом (отправка соглашений о расторжении договоров и актов приема-передачи);
- отправка документов бухгалтерии (УПД, акты сверки);
- выполнение служебных поручений руководителя.
2. Управление товарно-материальными ценностями
- управление товарно-материальными ценностями компании: закупка, принятие, учет, хранение, выдача, снятие с учета и передача другим лицам (ноутбуки, смартфоны, ридеры);
- покупка и активация корпоративных сим-карт.
2. Финансовое и материальное управление
- управление и контроль бюджета на расходы офиса: закупка необходимого офисного оборудования, воды, канцелярии, расходных материалов, иных материальных ценностей,
- контроль платежей и оплат в рамках административно-хозяйственной деятельности,
- регулярное отслеживание и пополнение баланса (СМС-трафик, Звонок.ру, баланс на сим-картах у коллег).
3. Документационное сопровождение и корреспонденция
- подготовка/оформление проектов писем, запросов, документов, касающихся деятельности компани,
- ведение деловой переписки по электронной почте,
- контроль подписания актов приема-передачи,
- отправка документов бухгалтерии (УПД, акты сверки),
- организация созвонов, встреч и протоколирование встреч.
4. ЭЦП
- организация выпуска, продления и отзыва электронно-цифровой подписи (пока не делаем, но этот функционал может перейти в отдел АХО)
5. Корпоративные мероприятия и внутренние процедуры
- участие в организации корпоративных мероприятий;
- поздравление сотрудников с праздниками (создание текста поздравлений, отслеживание, сборы средств).
6. Работа с персоналом
- работа со списком сотрудников (регулярный учет сотрудников, актуализация справочника);
- предоставление и аннуляция прав доступа при принятии и увольнении.
7. Контроль и взаимодействие с контрагентами
- запрос информации о задолженности контрагентов для дальнейшей работы;
- организация работы по смене юр.лица/расторжение, подписание соглашений.
8. Другие обязанности
- выполнение поручений коллег из разных отделов (ежедневная переписка с ними);
- работа с дотационными картами Обед.ру для клиентов: закупка, отправка, фиксация номеров, учет.
Что для нас важно:
-оконченное высшее образование;
-опыт работы в аналогичной позиции от 1 года;
-знание делопроизводства;
-спокойной отношение к рутинным процессам (на этой позиции много рутины, огромная просьба, учитывайте, пожалуйста это при отклике);
-умение работать с командой в удаленном формате, большую часть времени вы будете находиться в офисе без живого общения с коллегами;
-навык деловой коммуникации;
-знание CRM систем, Excel, Word, гугл документы, работа с почтой;
- навыки управления временем, планирования, организации, координации, учет и организация задач в Task Trackers - мы используем Яндекс Tracker;
-навык работы с электронным документооборотом
-внимательность к деталям, способность работать в многозадачном режиме;
-ответственность, организованность;
- умение мыслить решениями, а не проблемами;
- умение расставлять приоритеты по срочности задач;
- готовность обучаться во внутренней CRM-системе компании;
- умение работать в команде, необходимо будет эффективно организовать взаимодействие в паре с другим административным менеджером.
Что мы предлагаем:
-комфортные условия в активной развивающейся компании с возможностью развивать в себе как личные, так и профессиональные навыки;
-после прохождения испытательного срока - гибридный формат работы (3 дня в офисе, 2 дня удаленно) с 9:00 до 18:00;
-официальное трудоустройство согласно ТК;
-программы обучения и наставничества;
-дружный и поддерживающий коллектив;
-15% кешбэк бонусами на карту лояльности во ВкусВилл;
-частичная компенсация фитнеса и ДМС до 50 000 руб. в год;
-частичная компенсация обучения до 50 000 руб. в год;
-офис в 7 минутах ходьбы от м. Кропоткинская/Арбатская;
На время испытательного срока (3 месяца) пока будет обучение и погружение в процессы необходимо будет работать из офиса по графику 5/2. После прохождения испытательного срока - гибридный график.
Если ты дочитал до конца, то напиши, пожалуйста, в сопроводительном письме: “Я хочу работать в Обед.ру, потому что…”. В сопроводительном письме укажи, что тебе особо откликнулось в описании вакансии и почему тебе нравится работа офис-менеджера.
Самые внимательные кандидаты будут уже ближе на пути к цели сотрудничать с активной и перспективной командой.
