Ассистент-помощник Высших должностных лиц

КБ Стрелка — ведущий консультант в области городских решений, внедряющий современные подходы в российскую практику. Мы — связующее звено между городскими администрациями, бизнесом и горожанами. Наша задача — создание новых возможностей для реализации общественно значимых проектов городского развития.

В связи с расширением портфеля проектов КБ Стрелка находится в поиске Ассистент-помощник Высших должностных лиц (ВДЛ).

Обязанности:

Управление графиком и организация встреч:

• Полное ведение и синхронизация календарей двух ВДЛ.
• Оптимизация ежедневного и еженедельного графика с учетом приоритетов и логистики.
• Проактивная организация встреч, совещаний, конференц-звонков.
• Своевременное напоминание ВДЛ о предстоящих событиях, подготовка комплекта необходимых материалов к каждому мероприятию, оформление протоколов совещаний.

Документооборот и анализ документов:

• Первичный прием, регистрация, учет и контроль исполнения входящей и исходящей документации.
• Аналитический предпросмотр документов перед подписанием: проверка на соответствие регламенту, наличие всех виз и приложений, выявление очевидных ошибок, неточностей или противоречий. Формирование краткой справки-аннотации по ключевым пунктам документа.
• Подготовка проектов писем, приказов, служебных записок и иных документов по указанию ВДЛ.
• Организация системы электронного и физического делопроизводства, обеспечение быстрого доступа к документам.

Организация командировок:

• Полный комплекс организации деловых поездок: от согласования целей и сроков до оформления всех необходимых документов.
• Бронирование билетов (авиа, ж/д, авто), гостиниц, трансферов.
• Подготовка подробных и понятных программ поездок с контактами, адресами, логистическими схемами.
• Взаимодействие с принимающей стороной для формирования программы визита.
• Оформление командировочных удостоверений, заявлений, служебных записок, отчетности по расходам после поездки.

Коммуникация и взаимодействие:

• Выполнение роли первого контактного лица для внутренних и внешних обращений к ВДЛ.
• Эффективная и дипломатичная коммуникация с помощниками других ВДЛ Группы ВЭБ, государственных органов, партнерских и иных организаций. Построение долгосрочных доверительных и продуктивных отношений.
• Фильтрация входящих звонков, писем и обращений, определение их степени срочности и важности.
• Подготовка и рассылка информационных сообщений от имени ВДЛ.

Функции офис-менеджера (в части обеспечения работы ВДЛ):

• Организация рабочего пространства ВДЛ канцелярскими принадлежностями, оргтехникой, расходными материалами.
• Контроль за состоянием офисной техники, организация ее обслуживания и ремонта.
• Заказ воды, продуктов для кофе-брейков и иные бытовые вопросы, направленные на поддержание комфортной рабочей атмосферы в кабинетах ВДЛ.
• Взаимодействие с хозяйственными, IT и административными службами для оперативного решения текущих задач.

Требования:

• Образование – высшее (желательно управленческое, юридическое, филологическое или экономическое). Готовы рассмотреть кандидатуры выпускников Колледжа МИД России (среднее профессиональное образование по направлению «Документационное обеспечение управления»).
• Опыт работы – не менее 5 лет на аналогичной позиции ассистента/помощника руководителя высшего звена (топ- менеджмент, ВДЛ, министры). Обязателен опыт работы в государственных структурах или крупных госкомпаниях.
• Идеальное знание делопроизводства и документооборота. Понимание основ корпоративного протокола и этикета.
• Владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Опыт работы с системами электронного документооборота.
• Высокий эмоциональный интеллект.
• Стрессоустойчивость и многозадачность – способность работать в условиях цейтнота и высокой неопределенности, хладнокровие в кризисных ситуациях.
• Проактивность и инициативность – умение предвидеть потребности руководителей и предлагать решения до момента постановки задачи.
• Безупречные коммуникативные навыки – четкая, структурированная речь (устная и письменная), дипломатичность, тактичность, умение говорить «нет» в корректной форме.
• Лояльность и конфиденциальность – понимание важности неразглашения служебной и коммерческой тайны.
• Внимание к деталям – педантичность, аккуратность, отсутствие ошибок в документах и коммуникации.

Условия:

• Полная занятость, очный формат работы;
• Ненормированный рабочий день с учетом графика ВДЛ;
• Конкурентоспособная заработная плата (обсуждается по результатам собеседования);
• Испытательный срок — 3 месяца;
• ДМС предоставляется по окончании испытательного срока.