улица Адмирала Руднева 4
Обязанности:
-
Контроль получения закрывающихся документов от поставщиков.
-
Разбор фактической (бумажной) почты.
-
Походы на почту (получение и отправка корреспонденции).
-
Загрузка документов на диск (в рамках контроля поступления документов).
-
Прикрепление ссылок на документы в МС (в рамках контроля поступления документов).
-
Сканирование документов.
-
Помощь бухгалтерии в рассылке актов сверки.
-
Подготовка отгрузки товара для площадки OZON .
-
Взаимодействие с сотрудниками компании по вопросам документооборота.
Требования:
Контроль получения закрывающихся документов от поставщиков.
а) Проверьте в программе «Мой склад» по каким счетам поступили заказы, укажите, по каким счетам не закрываются документы, создайте список и приступите к запросу документов.
б) Если у поставщика нет ЭДО и в оригинале не пришли документы, необходимо их запросить и проконтролировать поступление их на склад. (в оригинале требуется отсканировать выложить скан на гугл диск, ссылка при креплении к приемке в MS)
в) Если документы есть в ЭДО то, бухгалтер загрузит их в задачу, далее нужно загрузить их на гугл диск и прикрепить ссылку в MS.
г) Так же если оригиналы документов привезли с грузом их нужно сразу отсканировать, скан выложить на гугл диск.
Разбор президента Фактическая
а) Вскрыть полученные конверты:
1 . Если получено УПД - нужно зафиксировать получение в МС (поставить галочку) и убрать в папку по дате.
2. Если получен договор - а) не подписан нами - отдать подписи руководителю, как договор будет подписан один экземпляр убрать в адрес, второй отправить по почте
б) подписали нас - убрать в документ.
3. Если получен Акт сверки а) Подпись не подписана нами - отдать руководителю, как будет подписан наш экземпляр, убрать в адрес, второй отправить почтой.
4. Подготовка документов к отправке по задачам в Битрикс
5. Отслеживание получения товара от клиента (нужно через две недели после отгрузки отправить запрос клиенту отсканировать подписанный товар для подтверждения факта получения товара).
-
Поход на почту (получение , отправка)
-
В течение дня требуется сделать сканы документов.
-
По запросу бухгалтерии необходимо отправить по почте акты клиентов, которые не подключены к ЭДО.
-
Ведение архива документов
