Администратор проекта (первичная документация, делопроизводство, Петергоф, Марьино)

На строительство складского комплекса на территории индустриального парка Марьино, требуется администратор. Рабочее место располагается на объекте

Обязанности:

• Оформляет протоколы совещаний по проекту, знакомит с ними участников, информирует о выданных поручениях и задачах.
• Администрирует задачи в Bitrix24: вносит поставленные членам команды проекта задачи в систему Bitrix24, контролирует их выполнение и своевременное внесение членами команды отчетов о выполнении в систему. При необходимости, координирует выполнение стоящих на контроле задач внутри команды проекта и взаимодействует с ответственными сотрудниками других подразделений компании.
• Ведет официальную переписку по проекту: регистрирует в системе «Документооборот» (Bitrix24) входящую и исходящую корреспонденцию; контролирует оформления деловых писем на их соответствие корпоративным стандартам; отправляет корреспонденцию с официального электронного адреса объекта.
• Администрирует процесс согласования условий с контрагентами (подрядчиками/поставщиками) и ответственными специалистами из команды проекта для своевременного заключения договоров.
• Поддерживает и, при необходимости оперативного решения вопросов, координирует коммуникации с подрядчиками, поставщиками и командой проекта.
• Готовит необходимые внутренние документы в рамках проекта.
• Обрабатывает и проверяет первичные бухгалтерские документы с момента их выписки или приемки от контрагентов руководствуясь требованиями Закона «О бухгалтерском учете» и локальными нормативными актами (ЛНА) Компании в целях обеспечения своевременного и правильного оформления хозяйственной деятельности по объекту. Ведет учет по объекту в 1С.
• Оприходует материалы (формирует акты, приходные и расходные ордера), проводит перемещение материально-производственных запасов (МПЗ), участвует в проведение ежемесячного списания в управленческом учете материалов и оборудования по объекту.
• Контролирует своевременность оформления актов на передачу давальческих материалов подрядчикам для своевременного формирования бухгалтерских документов по форме М-15.
• Запрашивает и получает от контрагентов, в случае необходимости, недостающие первичные документы, выстраивает с ними конструктивное взаимодействие.
• Осуществляет хозяйственно-административную поддержку на объекте (заказ воды, канцелярии и т.д.).

Требования:

• среднее специальное или высшее образование (экономическое/юридическое, др.);
• уверенный пользователь ПК (MS Office, Битрикс24, 1С и др.);
• опыт работы помощником руководителя/ администратором проекта (в строительстве) от 1 года,
• умение вести деловую переписку;
• опыт ведения административно-хозяйственной деятельности;
• умение выстраивать конструктивное взаимодействие с представителями контрагентов;
• умение работать с большими объемами данных в сжатые сроки и в режиме многозадачности.

Условия:

• Белая заработная плата, выплаты без задержек
• Оформление по ТК РФ с первого рабочего дня