Офис-менеджер

Вакансия: Офис-менеджер

О компании: ГК "Экспо" – это более 20 лет успешной работы на рынке Дальнего Востока. Мы являемся одним из ключевых игроков в области продаж продукции для деревянного домостроения, материалов для мебели ( мебельных комплектующих) и оказанию широкого спектра услуг (включая индивидуальные заказы) по деревообработке и стеклообработке.

Обязанности:

1. Делопроизводство и документооборот:

• Регистрация, учет и рассылка внутренних документов (приказы, распоряжения, письма).

• Составление приказов, распоряжений по шаблону.

• Ведение протоколов "внутренних" планёрок без участия Генерального директора.
• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией (электронная и физическая почта).
• Подготовка ответов и отправка корреспонденции.
• Архивное хранение оригиналов договоров.

2. Административная и организационная поддержка:

• Прием и распределение телефонных звонков.
• Организация встреч, совещаний и кофе-брейков.
• Travel-сопровождение: бронирование авиабилетов и гостиниц для командировок.
• Ведение и актуализация внутренних баз данных (телефоны, сотрудники).
• Организация поздравлений сотрудников.

3. Обеспечение жизнедеятельности офиса:

• Закупка и контроль расходования канцелярии, хозяйственных товаров, воды и продуктов для кофе-зоны.
• Контроль за чистотой и порядком в переговорных комнатах и кофе-зоне.
• Организация обслуживания аквариума.

4. Вспомогательные функции:

• Выдача корпоративной связи, контроль баланса.
• Заказ бейджей.
• Копировально-множительные работы.
• Подготовка документов для бухгалтерии (авансовые отчеты).
• Участие в организации корпоративных мероприятий.

Требования:

• Опыт travel-сопровождения (бронирование билетов и отелей).
• Опыт работы на аналогичной должности (офис-менеджер, администратор, секретарь).
• Знание основ делопроизводства и документооборота.
• Навыки организации и проведения мероприятий, совещаний.
• Пользовательские навыки работы с ПК (MS Office, электронная почта, учетные программы).

Мы предлагаем:

• Работу в крупной динамичной Компании, более 25 лет на рынке;
• График работы 5/2 с 8:30 до 17:30 (Выходные дни Субб/Вск);
• Рабочее место: пр-кт 100-летия Владивостока, 57Н (район Столетия);
• Корпоративное питание;
• Парковочные места;
• Возможности для профессионального и карьерного роста;
• Внутреннее и внешнее обучение;
• Молодой дружный коллектив, атмосферу взаимопомощи и поддержки, командный дух;
• Современный офис, комфортные условия для эффективной работы.