Главный специалист по административной поддержке

Задачи:

1. Сопровождение процесса и контроль согласования проектных и договорных документов в системе ЭДО (СЭД Tessa)

2. Формирование планово-бюджетной отчетности по подразделению:

· Актуализация материалов ежемесячного мониторинга технологических проектов (обновление графика прохождения коллегиальных органов, распределения трудозатрат по проекту) и доходных договоров;

· Подготовка прогнозов финансовых показателей(Ebitda) подразделения;

· Формирование Бизнес-плана подразделения.

3. Администрирование проектов:

· Организация эффективных коммуникаций (с проектной командой, экспертами, заказчиками, подрядчиками);

· Участие в формировании пакета документов и материалов для вынесения проекта на рассмотрение коллегиальных органов Компании;

· Ведение договорных документ.

4. Исполнение поручений руководителя:

· Ведение/оформление при необходимости протоколов совещаний и встреч руководителя. Контроль исполнения документов (поручений);

· Осуществление подготовки и регистрации служебных записок, исходящих документов по поручению руководителя;

· Организация встреч, совещаний, проводимых руководителями (рассылка оповещения участников о времени и месте проведения, контроль наличия и формирование материалов к встрече);

· Проверка правильности оформления проектов документов, осуществление корректорской правки передаваемых на подписание руководителю документов;

· Оформление командировок руководителей (оформление заявок и сопутствующих документов, сопровождение процесса приобретения билетов, бронирования отелей, оформления трансферов, сдачи авансовых отчетов в установленный срок, контроль отсутствия задолженности перед бухгалтерией).

Наши ожидания:

• Высшее образование (специалитет/магистратура).
• Знание основ календарно-ресурсного и бюджетного планирования
• Опыт работы с инструментами планирования и контроля деятельности
• Стандартное ПО: MS Office/Р7-офис, SAP, TESSA

Мы предлагаем:

• Достойную твоего профессионального уровня заработную плату (уровень вознаграждения обсуждается индивидуально по результатам интервью);
• Годовую премию по результатам деятельности;
• Качественную программа ДМС со стоматологией с первого месяца работы;
• Неограниченный доступ к образовательному контенту на портале знаний от корпоративного университета.

В «Газпром нефть» ты можешь:

• Получить уникальный профессиональный опыт;
• Быть вместе с теми, кого вдохновляют сверхсложные задачи;
• Использовать возможности компании-лидера для своей самореализации и убедиться, что любой профессиональный опыт важен.