Офис-менеджер

Дата размещения вакансии: 03.10.2025
Работодатель: Рокфор
Уровень зарплаты:
от 45000 RUR
Город:
Калуга
Требуемый опыт работы:
От 1 года до 3 лет

В ДРУЖНУЮ КОМАНДУ ХОЛДИНГА "РОКФОР КЕЙТЕРИНГ" И EVENT АГЕНТСТВА "ЛЮДИ" ТРЕБУЕТСЯ ОФИС- МЕНЕДЖЕР/БИЗНЕС АССИСТЕНТ

На этой должности ты будешь заниматься организацией и сопровождением административных процессов, которые помогают всей компании работать чётко и без сбоев. Твоя зона ответственности делится на 4 крупных блока. Ниже ты найдёшь описание каждого из них и конкретные задачи, за которые ты будешь отвечать

Блок 1. Бесперебойная работа отдела продаж

Этот блок охватывает все задачи, которые помогают отделу продаж работать быстро, точно и эффективно. Твоя задача — сделать так, чтобы все процессы сопровождения сделок были организованы, а системы работали без сбоев.

Ты будешь:

  • Готовить документы для клиентов (счета, договоры, акты, УПД)
  • Разносить оплаты по CRM (вносить информацию об оплатах клиентов)
  • Удалять из CRM нецелевые или неактуальные сделки
  • Добавлять новые блюда в систему учёта IIKO
  • Обновлять позиции на сайте (при добавлении нового меню)
  • Готовить и производить оплату агентских комиссий
  • Отправлять клиентам сообщения через WhatsApp по шаблону
  • Собирать клиентскую базу для повторного прозвона менеджерами
  • Контролировать и устранять неполадки в CRM, IIKO, WhatsApp, телефонии и интернете
  • Оформлять возвраты денежных средств клиентам
  • Собирать заявки на канцелярию от отделов и оформлять заказ
  • Переводить завершённые сделки в архив (шестой этап в CRM)

Блок 2. Отчёты и администрирование

Здесь ты работаешь с цифрами, документами и учётом — обеспечиваешь прозрачность и контроль.

Ты будешь:

  • Вести таблицы: по финансам, по агентам, по источникам заказов, по конверсии и по NPS
  • Анализировать работу менеджеров
  • Архивировать документы по клиентам, поставщикам и сотрудникам
  • Фиксировать ошибки, допущенные менеджерами, по согласованию
  • Оплачивать сервисы (например, лицензии, сайт, фискальный накопитель и т.д.)
  • Вносить корректировки в чек, если есть ошибки по кассе

Блок 3. Задачи по всей компании

Этот блок объединяет задачи, которые касаются не только отдела продаж, но всей команды.

Ты будешь:

  • Вести график сотрудников
  • Распечатывать объявления (например, поздравление с днём рождения, информация о мероприятиях и т.д.)
  • Размещать информацию о вакансиях, проводить первичное собеседование
  • Фиксировать предложения и идеи сотрудников из внутреннего «Банка идей»

Блок 4. Несистемные задачи от руководителей

Здесь собраны задачи, которые ты будешь выполнять по мере поступления от руководства.

Ты будешь:

  • Участвовать в еженедельных собраниях и отчитываться по выполненным задачам
  • Получать задачи от руководителей и фиксировать их в программе, отслеживать исполнение