улица Свободы 8/4с1
Юридическая компания «ДИНС Лигал» приглашает ОФИС-МЕНЕДЖЕРА.
«ДИНС Лигал» (https://dins.legal/) входит в Группу компаний/интегрированное партнерство по оказанию услуг уголовно – правового и гражданско–правового характера. Оказывает юридические и консультационные услуги, юридическое сопровождение и защиту бизнеса и его собственников, литигацию. А также правовое сопровождение юридических проектов крупных финансовых структур и значимых инфраструктурных организаций, их топ-менеджмента и ключевых бенефициаров.
Подчинение – Партнеру компании
Цель вакансии: создание комфортной рабочей атмосферы для сотрудников и клиентов, формирование «первого впечатления» о компании у посетителей
1. Административный функционал
Документооборот — получение и отправка почты в почтовом отделении связи, регистрация входящей/исходящей корреспонденции, систематизация и архивирование документов, контроль их движения внутри компании;
Делопроизводство — подготовка и оформление внутренних документов компании, ведение и актуализация базы контактов, базы стандартизированной документации компании;
Контроль исполнения поручений — отслеживание сроков выполнения заданий руководства, напоминание ответственным лицам;
Информационное обеспечение — своевременное информирование сотрудников о важных событиях, изменениях в регламентах, предстоящих мероприятиях;
Взаимодействие с контрагентами — получение и отправка документов, первичное взаимодействие с представителями других компаний.
2. Коммуникационные задачи в работе офис-менеджера
Приём и распределение звонков — грамотная маршрутизация входящих звонков, фильтрация нерелевантных контактов, первичная консультация звонящих;
Организация встреч и переговоров — координация расписаний участников, подготовка помещений и материалов, встреча гостей;
Внутренние коммуникации — информирование сотрудников о событиях, изменениях регламентов, подготовка информационных материалов;
Представительские функции — формирование первого впечатления о компании у посетителей, создание комфортной атмосферы;
Кросс-функциональное взаимодействие — координация работы между отделами, выявление и устранение коммуникационных барьеров;
3. Организация рабочего пространства и жизни офиса
Материально-техническое обеспечение — закупка и распределение офисных принадлежностей, техники, мебели
Управление сервисными контрактами — контроль за балансом платных электронных сервисов (телефония, интернет, эл. почта, подписки), организация пополнения баланса и осуществления текущей оплаты;
взаимодействие с клининговыми службами, ИТ-поддержкой, службой безопасности, организация процесса оплаты коммунальных и эксплуатационных услуг
Организация питания — обеспечение офиса водой, кофе, организация корпоративного питания
Управление гибридными рабочими процессами —бронирования переговорных, координация удаленной работы
Требования:
- Наличие высшего образования будет преимуществом.
- Опыт работы в аналогичной должности от 2-3-х лет.
- Навык коммуникации с поставщиками и исполнителями сервисных услуг по профильным вопросам.
- Навык работы с компьютерной и оргтехникой.
- Знание делового этикета.
- Знание иностранных языков приветствуется.
- Навыки работы с:
- Системами электронного документооборота (СЭД)-приветствуется
- Мессенджерами и средствами видеоконференцсвязи-приветствуется
- CRM-системами для работы с клиентами-приветствуется
- Программами для планирования и управления задачами-приветствуется
- Офисными пакетами (расширенное знание Excel, PowerPoint, Word)
Личные качества: Ответственность, коммуникабельность, пунктуальность и дисциплинированность.
Условия:
- График работы – обсуждается с работодателем (9-18 или 10-19)
- Оформление по Трудовому договору на полный рабочий день
- Заработная плата - обсуждается с успешным кандидатом
- Стабильная работа с полной занятостью.
- Удобный, просторный, оборудованный офис. Дружная профессиональная команда.
- Удобное местоположение компании – шаговая доступность от метро/MЦДТушинская
