Специалист по документообороту и архиву

Московская школа управления СКОЛКОВО открывает конкурс на вакансию Специалист по документообороту и архиву в департаменте документационного обеспечения.

Вас ждут следующие задачи:

• Осуществление контроля за правильностью оформления документов;
• Своевременная обработка и систематизация поступающей (включая почтовые отправления и факсимильные сообщения) и отправляемой корреспонденции, ее регистрации и распределения;
• Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, бумажных и из ЭДО;
• Участие в планировании, организации и совершенствовании системы документооборота (в т.ч. автоматизированного). Консультация работников по правилам работы в СЭД;
• Участие в работе по созданию и ведению информационной базы по документам, своевременному обновлению базы данных в системе СЭД: договорная работа (проверка оформления, передача на подписание (документы на бумаге/ЭДО);
• Отслеживание наличия (возврата) в Школе подписанных сторонами договоров;
• Разработка унифицированных форм (шаблонов) документов (в т.ч. писем, приказов, распоряжений протоколов и т.п.);
• Организация работы с провайдерами курьерских услуг и Почтой России: обработка поступающих заявок от работников на курьерские и почтовые услуги, координация работы курьеров, подготовка маршрутных листов/накладных, контроль доставки;
• Запуск на согласование счетов, работа с детализациями к счетам (многокостовые), контроль оплаты;
• Регистрация исходящей/входящей корреспонденции, договоров в СЭД;
• Проверка оформления исходящих писем, запуск на согласование, организация рассылки;
• Формирование дел текущего делопроизводства, комплектование Архива;
• Печать, ксерокопирование, сканирование рабочих материалов;
• Подготовка необходимой отчетности;
• Выполнение других поручений непосредственного руководителя и работников Школы (после согласования с непосредственным руководителем) в рамках своих компетенций.

Наши ожидания от кандидата:

• Опыт работы от 1 года;
• Знание основ документооборота;
• Знание основ архивного дела;
• Владение 1С, MS Word, Excel на уровне уверенного пользователя;
• Владение английским языком на уровне Intermediate;
• Высокий уровень грамотности;
• Умение работать с большим объемом данных;
• Способности к построению эффективных, доверительных отношений с клиентами и коллегами;
• Развитые коммуникативные навыки, ответственность, пунктуальность, внимательность, умение работать в команде;

• Желательно наличие профильного образования (филология, РГГУ, колледж МИД, специализированные курсы).

С нашей стороны:

• Участие в создании уникальной образовательной среды;
• Работа в команде профессионалов;
• Доступ на мероприятия и к библиотеке бизнес-школы;
• Корпоративные льготы: добровольное медицинское страхование, скидки в кафе, ресторанах, фитнес-клубе и спа-центре на территории кампуса;
• Гибридный формат работы;
• Работа в гармонии с природой: зеленая территория кампуса с велосипедными дорожками и местами для отдыха;
• Уникальный кампус, расположен на 1-ом км Сколковского шоссе, Одинцовский район, Московская область.