Секретарь на ресепшен

ЗАДАЧИ:

• Телефония – прием и направление на ответственные отделы входящих/исходящих звонков, предоставление информации в рамках своих компетенций, встреча и прием гостей;
• Корреспонденция – получение, регистрация, передача ответственным отделам входящей/исходящей корреспонденции;
• Работа с электронной почтой корпоративного адреса компании – перенаправление писем на ответственные отделы, ответ на поступающие письма в рамках своих компетенций;
• Помощь в организации встреч, бронировании переговорных комнат;
• Регистрация приказов, писем в едином реестре учета документооборота административного отдела;
• Обеспечение сотрудников консультационной поддержкой в рамках своих должностных обязанностей;
• Формирование заказа канцелярских принадлежностей, расходных материалов, продуктов питания для обеспечения офиса;
• Обеспечение сотрудников компании необходимыми материалами (канцтоварами и хоз. товарами);
• Работа с курьерскими компаниями – оформление заявок, упаковка, отправка документов, ТМЦ, образцов продукции, по запросам сотрудников компании;
• Взаимодействие с подрядчиками по текущим вопросам, при необходимости;
• Контроль поддержания порядка в офисных помещениях, участие в организации пространства, пополнение запасов на кухне и в офисе в случае необходимости, первичный уход за кофемашиной;
• Работа с пропускной системой бизнес-центра и офиса – оформление одноразовых пропусков в электронной системе, заказ постоянных пропусков;
• Организация работы офисного водителя – предоставление информации о маршруте, выдача документов;
• Travel-поддержка сотрудников компании, взаимодействие с Travel-агентствами;
• Поддержка документооборота административного отдела;
• Выполнение поручений непосредственного руководителя.

ТРЕБОВАНИЯ:

• Опыт работы с клиентами / посетителями, секретарем будет преимуществом;
• Уверенный пользователь MS Office;
• Грамотная устная и письменная речь, навыки делового общения;
• Умение работать самостоятельно, решать проблемные и конфликтные ситуации;
• Инициативность, ориентация на достижение/результат, построение коммуникации;
• Умение действовать в нестандартных ситуациях, навыки планирования, расстановки приоритетов, работы в команде;
• Адаптивность в принятии нового (гибкость);
• Знание английского языка приветствуется.

ЧТО МЫ ПРЕДЛАГАЕМ:

• Конкурентоспособная заработная плата;
• График работы 5/2;
• Офис в шаговой доступности от метро «Павелецкая»;
• Оформление вне штата.