Опыт работы с инструментами Google (Таблицы, Документы, Презентации) и 1C:Документооборот (аналоги) – обязателен.
Вам предстоит:
-
Организация работы управленческого состава Департамента цифровых продуктов (CPO, Head of Product, PMO Head):
Ведение календаря CPO (Директор департамента): планирование встреч, предотвращение конфликтов по времени.
Организация очных и online встреч от лица управленческого состава: формирование цели и повестки встречи, рассылка приглашений указанных участников, добавление ссылок на Zoom, сбор и рассылка дополнительных материалов для ознакомления перед встречей, настройка, проверка техники (для очных встреч).
Контроль встреч, организованных внешними инициаторами: контроль наличия и своевременного согласования повесток встреч от внешних инициаторов, контроль заблаговременного получения дополнительных материалов, контроль готовности техники (для очных встреч).
Подготовка и предоставление необходимых материалов перед встречей: справок, аналитических файлов, презентаций, отчетов.
Организация командировок, отпусков, больничных: заведение и согласование служебных записок в 1С:Документооборот, подготовка дополнительных материалов, бронирование транспорта, гостиниц, оформление необходимых документов.
Заведение и контроль исполнения заявок в Service Desk (Jira).
Сбор и согласование служебных записок.
Протоколирование встреч с участием CPO: фиксирование ключевых решений, договоренностей, задач, сроков и ответственных.
Контроль исполнения поручений и задач на основе протоколов.
Своевременная актуализация информации по задачам.
Подготовка дополнительных материалов, справок.
Актуализация таблиц с KPI.
Сбор и актуализация презентационных материалов для встреч с участием топ-менеджеров компании.
Выполнение отдельных служебных поручений руководителя.
Обеспечение необходимых расходных материалов для работы CPO.
-
Документооборот и финансовая поддержка:
Ведение и актуализация таблицы бюджета Департамента.
Подготовка, согласование документов и служебных записок по увеличению бюджета, увеличению ФОТ команды Департамента.
Подготовка, согласование документов с контрагентами.
Обеспечение проведения оплат контрагентам.
Ведение реестра контрагентов по продуктам и проектам с указанием информации о бюджете (план, факт, сроки оплаты и т.д.)
Подготовка к согласованию и предоставление CPO полного пакета документов для подписания.
Инициирование отдельных заявок на оплату в 1С.БитФинанс.
-
Организация работы команды Департамента цифровых продуктов:
Формирование графика отпусков и дней рождения:
Описание и актуализация информации о составе команды: дата выхода/увольнения, должность, функционал, контактная информация, формат работы и т.д.
Оперативная помощь подразделениям Департамента при необходимости.
-
Координация взаимодействия:
Координация коммуникаций между руководителями управлений и директором департамента.
Сбор и структурирование информации для стратегических и проектных встреч.
Обеспечение прозрачности информации для участников проектов и руководства.
Наши ожидания:
-
Навыки организации и координации:
Опыт работы координатором, помощником руководителя или в смежных административных ролях от 2 лет.
Умение организовать календарь руководителя: предотвращение дублирования встреч; выявление и устранение проблемных ситуаций (встречи без повестки, пересекающиеся слоты, встречи, назначенные разными участниками без согласования); формализация итогов встреч (фиксирование задач, ответственных, сроков).
-
Работа с документами и финансами:
Уверенное владение системами 1С (Документооборот, БитФинанс).
Навык подготовки заявок на оплату, согласования и контроля документов.
Опыт ведения реестров и отчетов в разрезе проектов и финансовых операций.
-
Владение Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) и инструментами Google (Таблицы, Документы, Презентации) (обязательно).
Опыт создания и ведения аналитических файлов, отчетов, сводных таблиц, построения графиков, условного форматирования.
Умение разрабатывать шаблоны бюджетов.
Умение работать с презентациями (pptx, pdf).
-
Деловые и коммуникационные навыки:
Умение вести протоколы совещаний с фиксацией задач и сроков.
Навыки подготовки материалов (презентации, справки, отчеты).
Владение деловой перепиской и навыками коммуникации в условиях многозадачности.
-
Дополнительные инструменты:
1C:Документооборот, 1С:Бит.Финанс – обязательно
Atlassian (Jira, Confluence), Битрикс, Miro – будет преимуществом.
В Dogma Вас ждут:
- Работа в крупном строительном холдинге федерального уровня;
- Официальное оформление по ТК РФ с первого рабочего дня (стабильная белая заработная плата с выплатами 2 раза в месяц, оплата больничных листов, ежегодные отпуска);
- Гибкость в выборе формата работы (full time, гибридный формат работы);
- График работы 5/2 с 09.00 до 18.00;
- Корпоративная программа лояльности для сотрудников Best Benefits – скидки от партнёров;
- Скидки для сотрудников на приобретение недвижимости компании от 4% до 7%;
- Всё для эффективной и качественной работы: профессиональная техника, мобильный телефон и корпоративная сотовая связь;
- Возможность обучения и развития в рамках корпоративного университета компании (тренинги, мастер-классы, онлайн-обучение);
- Корпоративные подарки детям сотрудников к Новому году и объединяющие корпоративные мероприятия;
- Корпоративные тренировки по волейболу и футболу;
- Безграничные возможности кросс-функционального взаимодействия и участия в крупных проектах для расширения профессиональной экспертизы;
- Отличная команда профессионалов с комфортной и дружелюбной рабочей атмосферой;
- Место работы: г. Москва, ул.Садовая-Кудринская, д.1 - гибрид.
