Опыт работы с инструментами Google (Таблицы, Документы, Презентации) и 1C:Документооборот (аналоги) – обязателен.
Вам предстоит:
Организация работы управленческого состава Департамента цифровых продуктов (CPO, Head of Product, PMO Head)
- Ведение календаря CPO (Директор департамента);
- Организация очных и online встреч;
- Подготовка и предоставление необходимых материалов перед встречей;
- Организация командировок, отпусков, больничных: заведение и согласование служебных записок в 1С:Документооборот;
- Заведение и контроль исполнения заявок в Service Desk (Jira);
- Сбор и согласование служебных записок;
- Протоколирование встреч с участием CPO;
- Своевременная актуализация информации по задачам;
- Сбор и актуализация презентационных материалов для встреч с участием топ-менеджеров компании;
- Выполнение отдельных служебных поручений руководителя.
Документооборот и финансовая поддержка
- Ведение и актуализация таблицы бюджета Департамента;
- Подготовка, согласование документов и служебных записок;
- Подготовка, согласование документов с контрагентами;
- Обеспечение проведения оплат контрагентам;
- Ведение реестра контрагентов по продуктам и проектам с указанием информации о бюджете (план, факт, сроки оплаты и т.д.);
- Подготовка к согласованию и предоставление CPO полного пакета документов для подписания;
- Инициирование отдельных заявок на оплату в 1С.БитФинанс.
Организация работы команды Департамента цифровых продуктов
- Формирование графика отпусков и дней рождения;
- Описание и актуализация информации о составе команды;
- Оперативная помощь подразделениям Департамента при необходимости.
Координация взаимодействия
- Координация коммуникаций между руководителями управлений и директором департамента;
- Сбор и структурирование информации для стратегических и проектных встреч.
Наши ожидания:
-
Навыки организации и координации:
Опыт работы координатором, помощником руководителя или в смежных административных ролях от 2 лет.
Умение организовать календарь руководителя: предотвращение дублирования встреч; выявление и устранение проблемных ситуаций (встречи без повестки, пересекающиеся слоты, встречи, назначенные разными участниками без согласования); формализация итогов встреч (фиксирование задач, ответственных, сроков).
-
Работа с документами и финансами:
Уверенное владение системами 1С (Документооборот, БитФинанс).
Навык подготовки заявок на оплату, согласования и контроля документов.
Опыт ведения реестров и отчетов в разрезе проектов и финансовых операций.
-
Владение Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) и инструментами Google (Таблицы, Документы, Презентации) (обязательно).
Опыт создания и ведения аналитических файлов, отчетов, сводных таблиц, построения графиков, условного форматирования.
Умение разрабатывать шаблоны бюджетов.
Умение работать с презентациями (pptx, pdf).
-
Деловые и коммуникационные навыки:
Умение вести протоколы совещаний с фиксацией задач и сроков.
Навыки подготовки материалов (презентации, справки, отчеты).
Владение деловой перепиской и навыками коммуникации в условиях многозадачности.
-
Дополнительные инструменты:
1C:Документооборот, 1С:Бит.Финанс – обязательно
Atlassian (Jira, Confluence), Битрикс, Miro – будет преимуществом.
В Dogma Вас ждут:
- Работа в крупном строительном холдинге федерального уровня;
- Официальное оформление по ТК РФ с первого рабочего дня (стабильная белая заработная плата с выплатами 2 раза в месяц, оплата больничных листов, ежегодные отпуска);
- Гибкость в выборе формата работы (full time, гибридный формат работы);
- График работы 5/2 с 09.00 до 18.00;
- Корпоративная программа лояльности для сотрудников Best Benefits – скидки от партнёров;
- Скидки для сотрудников на приобретение недвижимости компании от 4% до 7%;
- Всё для эффективной и качественной работы: профессиональная техника, мобильный телефон и корпоративная сотовая связь;
- Возможность обучения и развития в рамках корпоративного университета компании (тренинги, мастер-классы, онлайн-обучение);
- Корпоративные подарки детям сотрудников к Новому году и объединяющие корпоративные мероприятия;
- Корпоративные тренировки по волейболу и футболу;
- Безграничные возможности кросс-функционального взаимодействия и участия в крупных проектах для расширения профессиональной экспертизы;
- Отличная команда профессионалов с комфортной и дружелюбной рабочей атмосферой;
- Место работы: г. Москва, ул.Садовая-Кудринская, д.1 - гибрид.
