Помощник руководителя

Организация рабочего процесса руководителя:

• Составление и корректировка календаря руководителя

• Планирование встреч и деловых мероприятий

• Выполнение личных поручений Генерального директора (связано с поручениями для семьи, лично для генерального директора

• Взаимодействие с арендодателем, подрядчиками, поставщиками необходимых услуг, в части исполнения договоров в рамках деятельности организации

• Обеспечение рабочего места генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями; Создание условий, способствующих эффективной и комфортной работе генерального директора/собственника бизнеса;

Документационное обеспечение включает:

• Подготовка и обработка входящей/исходящей корреспонденции

• Составление отчетов, презентаций и деловых писем

• Проверка договоров и других важных документов

• Ведение архива и документооборота

Взаимодействие с партнерами и коллегами:

• Координация внутренних встреч

• Ведение деловой переписки

• Организация переговоров

Организационные задачи:

• Обеспечение рабочего места всем необходимым

• Заказ канцелярских товаров

• Организация корпоративных мероприятий

• Решение оперативных вопросов

• Полная travel-поддержка; организация деловых и личных поездок руководителя, его партнеров и семьи (бронирование билетов, гостиниц, визовая поддержка, культурная программа, сложные маршруты, участие в бонусных программах и т.д.)

Необходимые компетенции:

• Организаторские способности — умение эффективно планировать время

• Коммуникабельность — навыки делового общения

• Технические навыки — владение офисными программами

• Многозадачность — способность работать с несколькими задачами одновременно

• Стрессоустойчивость — умение сохранять спокойствие в сложных ситуациях

Особенности работы

Режим работы часто зависит от графика руководителя и может быть ненормированным. Помощник должен быть готов к:

• Оперативному реагированию на изменения

• Работе в условиях многозадачности

• Поддержанию конфиденциальности

• Постоянной связи с руководителем

Личный помощник руководителя играет ключевую роль в обеспечении эффективной работы топ-менеджмента, освобождая время руководителя для стратегических задач развития компании.