Офис-менеджер - помощник руководителя

Обязанности:

• Принимать и распределять входящие телефонные звонки.

• Оформлять пропуск на посетителей по запросам сотрудников организации.

• Обеспечивать прием посетителей.

• Контролировать работу курьерской службы, технического персонала.

• Обеспечивать прием и обработку входящей и исходящей корреспонденции.

• Вести делопроизводство, формировать дела и передавать их в архив, обеспечивать сохранность документации, готовить к уничтожению.

• Обеспечивать рассылку, учет, ознакомление и хранение распоряжений и приказов.

• В соответствии с резолюцией руководства передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения.

• Контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства, принятие оперативных мер, направленных на своевременное и качественное их выполнение.

• Обеспечивать функционирование офиса: заказ канцтоваров, расходных материалов и т.д.

• Обеспечивать исправность офисного и хозяйственного оборудования.

• Осуществлять машинописные и копировально-множительные работы.

• Вести регистрацию и учет бухгалтерских первичных документов и хранить до момента передачи их в бухгалтерию.

• Создавать условия, способствующие эффективной работе сотрудников.

• Участвовать в организации корпоративных мероприятий.

• Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в офисе, соблюдать санитарно-гигиенические правила, правила противопожарной безопасности.

• Выполнять распоряжения и приказы руководства.

• Придерживаться доброжелательного и корректного стиля общения с клиентами и коллегами по работе.

• Соблюдать нормы и правила делового общения, служебную субординацию.

• Выполнять личные распоряжения руководителя.

Требования:

Офис-менеджер - помощник руководителя должен уметь

• определять объем необходимых потребностей в материально-технических ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации;
• работать с заявками, формировать единый заказ на базе нескольких заявок, формировать заказы в соответствии с категорией товаров и услуг;
• организовывать процедуру закупки товаров или услуг;
• формулировать потребности в тех или иных товарах и услугах, а также излагать их описание в письменной форме;
• использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети интернет, оргтехнику;
• использовать средства коммуникации;
• вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
• формировать заказы для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования;
• оформлять покупку, обмен и возврат билетов на различные виды транспорта для сотрудников, в том числе в онлайн-сервисах;
• работать с заявками на приобретение товаров и оказание услуг для обеспечения деловых поездок, размещения деловых гостей организации;
• поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов;
• координировать работу должностных лиц и сотрудников административно-хозяйственного отдела в процессе реализации корпоративных процедур, связанных с административной и организационной поддержкой работы офиса;
• организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами компании.

Условия:

Компания приглашает в команду внимательного и ответственного сотрудника на позицию офис-менеджера с функциями помощника руководителя. Для работы необходима способность к концентрации, адаптивность к различным условиям, стрессоустойчивость, умение работать в коллективе.