Операционный специалист

В задачи будет входить:

• Непосредственное взаимодействие с менеджерами проектов, отделом реализации сервиса (инженеры в их распоряжении) и операционным менеджером отдела реализации сервиса (как вашего непосредственного руководителя и наставника);
• Планирование и координация проектов реализации поставок промышленного оборудования с учетом установленных сроков;
• Ведение отчетности по проектам;
• Организация и участие в переговорах с внутренними и внешними заказчиками/подрядными организациями (при необходимости);
• Подготовка отчетов и других материалов по запросу;
• Контроль за выполнением задач и сроков, взаимодействие с командой и заинтересованными сторонами;
• Ведение первичного документооборота 1С УНФ (далее 1С ERP) и контроль, чтобы все нижеперечисленные документы, были отражены в системе в рамках соответствующего проекта, оригиналы документов получены нашей компанией:

• регистрация договора в 1С,
• ведение платежного календаря (сроки должны постоянно актуализироваться для финансового отдела и бухгалтерии),
• выставление счетов на оплату Заказчикам в соответствии со сроками и условиями договора,
• регистрация и согласование счетов на оплату Поставщикам и Подрядчикам,
• оформление реализаций (накладные, акты, перемещения и т.д.) товаров и/или услуг в 1С Заказчикам,
• контроль своевременного получения закрывающих документов от Поставщиков и Подрядчиков,
• ежеквартальная сверка расчетов с Заказчиками/Поставщиками/Подрядчиками.

• Сопровождение реализации проекта:

• планировка графика работ,
• планировка выездов инженеров на объект,
• заказ билетов и гостиницы для инженеров на время выполнения работ, контроль своевременного получения и передачи в бухгалтерию первичных документов от инженеров и/или организаций, предоставляющих данные услуги,
• контроль оформления пропусков / допусков, предоставление Заказчику необходимых документов / справок / доверенностей для оформления допуска инженеров на объект,
• согласование с Заказчиком дат прибытия инженеров на объект,
• контроль оформления приказов на командировку, своевременное информирование отдела кадров об изменениях сроков командировок,
• организация и контроль доставки материалов для работ, инструмента и т.д., контроль своевременного получения и передачи в бухгалтерию первичных документов от организаций, предоставляющих данные услуги,
• контроль своевременной сдачи инженерами отчетов по выполненным работам с визами представителей Заказчиков, сканирование и хранение информации на сервере компании.

• Участие в разработке стратегий и планов по улучшению процессов;
• Участие в подготовке регулярной отчетности для менеджеров проектов.
• Участие в реализации интеграции в 1С ERP.

Ожидания от кандидата:

• Аналогичный опыт работы в роли операционного менеджера, координатора / администратора отдела реализации, помощника менеджера по реализации проектов (не менее 2-х лет);
• Умение анализировать бизнес-процессы и предлагать улучшения;
• Отличные организационные и коммуникативные навыки;
• Умение работать в условиях многозадачности и строго соблюдать сроки;
• Знание методов управления проектами;
• Уверенное владение MS Office, 1С, знание принципов работы ERP систем, баз данных;
• Стрессоустойчивость и готовность к работе в динамичной среде;
• Умение эффективно управлять тайм-менеджментом.