Офис-менеджер со знанием английского языка

Мы ищем высокоорганизованного, инициативного и ориентированного на работу с людьми офис-менеджера, который будет обеспечивать бесперебойную и эффективную работу нашего московского офиса на ежедневной основе. Вы будете отвечать за все административные вопросы офиса - от управления расходными материалами и поставщиками до поддержки персонала и координации мероприятий. Ключевая роль в этой роли заключается в оказании всесторонней поддержки иностранным коллегам, посещающим Россию, включая управление необходимыми процессами иммиграционной регистрации. Идеальный кандидат - специалист по решению проблем, обладающий отличными коммуникативными навыками, вниманием к деталям и опытом работы с российскими бюрократическими процедурами. Вы будете преуспевать в динамичной международной среде и стремитесь создать продуктивное и гостеприимное рабочее место

Основные обязанности:

Управление офисом и администрирование:

• Управлять повседневной работой офиса, обеспечивая чистоту, безопасность и организованную рабочую среду.
• Служить основным контактным лицом для руководства здания, поставщиков и сервисных служб (например, уборщиков, охраны, поставщиков).
• Контролировать инвентаризацию и заказывать все канцелярские принадлежности и оборудование.
• Управлять бюджетом офиса, отслеживать расходы и обрабатывать счета-фактуры.
• Обрабатывать входящую и исходящую почту и посылки.
• Поддерживать и обновлять политику и процедуры офиса.
• Помогать отделу персонала в решении административных задач и планировании мероприятий компании.

Поддержка иностранных сотрудников и посетителей:

• Выступать в качестве основного центра поддержки иностранных коллег во время деловых поездок в Россию, обеспечивая бесперебойную и позитивную работу.
• Управлять всем процессом иммиграционной регистрации посетителей в соответствии с российским законодательством, включая подготовку и подачу необходимых документов в местные органы власти.
• Консультировать посетителей по визовым требованиям и помогать с письмами-приглашениями в координации с отделом кадров или специализированными агентствами.
• Оказывать материально-техническую поддержку посетителям, включая организацию транспорта, проживания и предоставление SIM-карт.
• Выступать в качестве культурного посредника, знакомя с местными обычаями, практикой и ориентируясь в жизни Москвы

Технологии и оборудование:

• Поддерживать связь с ИТ-службой поддержки для удовлетворения потребностей в офисной технике, включая компьютеры, принтеры, телефоны и Интернет.
• Управлять офисными ключами, карточками доступа и системами сигнализации.
• Следить за тем, чтобы общее офисное оборудование работало должным образом, и планировать ремонт по мере необходимости.

Коммуникация:

• Профессионально и дружелюбно встречать посетителей и отвечать на звонки по основным телефонным линиям.
• Подготавливать офис для встреч
• Поддерживать внутренние коммуникации и помогать с объявлениями по всей компании.

Координация мероприятий и совещаний:

• Планировать и координировать мероприятия, встречи, обеды и торжества в офисе.
• Организовывать кейтеринг, подготовку и уборку помещений для встреч и визитов клиентов.

Наши ожидания от кандидата:

• Подтвержденный опыт работы в качестве офис-менеджера, администратора офиса или аналогичной должности, предпочтительно в международной среде.
• Знание процедур иммиграционной регистрации в России и требований, предъявляемых к иностранным посетителям.
• Исключительные организаторские способности и умение управлять временем, умение расставлять приоритеты в решении множества задач.
• Хорошие навыки устного и письменного общения на английском и русском языках (свободное владение обязательно).
• Владение пакетом Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Высокий уровень осмотрительности и конфиденциальности при работе с конфиденциальной информацией и личными документами.
• Активная жизненная позиция и способность работать независимо.

Мы предлагаем:

• Конкурентоспособная заработная плата (пожалуйста, укажите ваши ожидания в сопроводительном письме или в резюме)
• Работа в динамичной команде профессионалов
• Медицинская страховка после испытательного срока
• Работа в офисе или в гибридном режиме