Специалист по делопроизводству

Должностные обязанности:

Работа с документацией и ее обработка

Прием и регистрация: Получение, проверка на комплектность и соответствие форме входящих кадровых документов (заявлений, справок, уведомлений) от сотрудников.

Подготовка шаблонов: Формирование проектов стандартных кадровых приказов (на основе утвержденных в компании шаблонов) для дальнейшего согласования и подписания ответственными лицами.

Сканирование и оцифровка: Организация и проведение сканирования бумажных документов (личных дел, приказов, трудовых книжек). Приведение электронных копий к единому стандарту (формат, качество), присвоение корректных наименований файлам и их систематизация в электронных архивах и папках.

Отправка корреспонденции: Обеспечение своевременной отправки исходящей документации (письма, уведомления, отчеты) через курьерские службы, обычную почту или электронные каналы связи.

Поддержка документооборота и контроль

Ведение реестров и журналов: Регистрация входящих/исходящих документов, ведение журналов учета трудовых книжек, журналов учета военнообязанных и других учетных форм.

Контроль исполнительской дисциплины: Отслеживание сроков согласования и подписания документов, напоминание ответственным сотрудникам об истечении сроков.

Работа с ЭДО: Обработка входящих и формирование исходящих документов через систему электронного документооборота.

Административная и отчетная поддержка

Подготовка отчетности: Формирование и печать установленной отчетности (в т.ч. для военкоматов, органов статистики) по заранее подготовленным формам и шаблонам для последующей проверки и подписания куратором.

Работа с филиалами и удаленщиками: Сбор и проверка комплектности сканов документов от удаленных сотрудников и филиалов. Запрос недостающих документов.

Архивирование: Систематическое формирование дел, подготовка документов для передачи в архив (как бумажных, так и электронных) в соответствии с номенклатурой дел компании.

Техническая поддержка процессов: Заказ канцелярии для отдела, взаимодействие с сервисными службами по ремонту оргтехники.

Требования:

Опыт работы на административной должности, делопроизводителем, секретарем или офис-менеджером от 1 года.

Предпочтительно образование по направлениям "Документоведение и архивоведение", "Организация работы с документами" или "Управление персоналом".

Профессиональные знания: Четкое понимание процессов кадрового делопроизводства и видов документов (какие документы составляются на каждом этапе: прием, перевод, отпуск, увольнение). Знание основ Электронного документооборота (ЭДО). Внимание к соблюдению сроков подачи отчетности и хранения документов.

Ключевые навыки: Высокая скорость и аккуратность письменного делопроизводства. Навык слепой печати. Опыт работы со сканерами и системами распознавания. Грамотная устная и письменная речь для ведения деловой переписки.

Уверенный пользователь MS Office, особенно Word (шаблоны) и Excel (реестры, таблицы).

Личные качества: Усидчивость, внимание к деталям, исполнительская дисциплина, аккуратность в работе с документами. Способность работать с большими объемами бумаг и электронных файлов, систематизируя их.

Условия работы:

• График работы 5/2 с 10.00 до 18.30 (офис), м. Савеловская (шаговая доступность – 5-7 минут),

• ДМС + доп.мед. услуги.

• Достойную оплату по результатам собеседования.

• Тренажерный зал на территории компании.

• Возможности для профессионального роста (внешнее и внутреннее обучение, сертификация).

• Буфеты на территории компании, бесплатные завтраки.

• Корпоративная подписка на сервис BestBenefits (скидки на товары, услуги и пр.).

• Корпоративные скидки на фитнес.