Администратор филиала

Обязанности:

• Приём и распределение входящих звонков;
• Прием и передача сообщений по телефону, электронной почте;
• Организация приема посетителей;
• Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора обособленного подразделения;
• Отправка, прием, учет и регистрация корреспонденции и документов адресатам. Ведение делопроизводства. Ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов;
• Ежедневный контроль документооборота в программе 1С «Документооборот»: доведение входящих документов до причастных лиц, ежедневный контроль сроков исполнения;
• Подготовка проектов документов, ведение деловой переписки по поручению директора обособленного подразделения;
• Обеспечение сохранности документов (оперативное и архивное хранение), создаваемых в деятельности обособленного подразделения;
• Обеспечение обособленного подразделения канцелярскими товарами, их хранение, учет и выдача работникам;
• Ведение работы по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска. Обеспечение сохранности проходящей документации;
• Своевременная подготовка данных для планирования бюджета движения денежных средств на следующий год по своей зоне финансовой ответственности (ежегодно сентябрь-октябрь), а после его утверждения контроль за его выполнением;
• Копирование документов на копировальном аппарате;
• Подготовка бюджета по статьям, находящихся в зоне своей ответственности, его корректировка, контроль за его исполнением, оптимизация затрат;
• Выполнение поручений руководства.

Требования:

• Образование: Высшее или среднее специальное
• Знать нормативно-правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства;
• Опыт организации документооборота и делопроизводства коммерческой структуры: порядок оформления, классификации и хранения документов;
• Отличное знание русского языка, знание культуры и навыков делового общения и письма;
• Владение ПК на уровне опытного пользователя;
• Углубленное знание программы MS Office;
• Умение систематизировать большие объёмы информации, умение оперативно решать вопросы;
• Грамотность, высокая обучаемость и работоспособность, внимательность, ответственность, пунктуальность, вежливость, опрятный внешний вид;
• Наличие рекомендации приветствуется.

Условия:

• Оформление по ТК РФ с первого дня выхода на работу;
• Полный социальный пакет (ежегодный оплачиваемый отпуск 28 дней, оплата листков нетрудоспособности, корпоративная мобильная связь);
• Стабильные выплаты заработной платы 2 раза в месяц;
• График работы 5/2 с 08.00 ч. до 17.00 ч.