Покровский бульвар 11
Привет! Мы рады сообщить, что факультет географии и геоинформационных технологий — один из самых молодых и динамично развивающихся факультетов НИУ ВШЭ, открытый в 2019 году. У нас реализуются увлекательные образовательные программы бакалавриата и магистратуры. Кроме того, у нас есть Центр геоданных, Международная лаборатория ландшафтной экологии, Лаборатория современной школьной географии и краеведения, Центр цифровых технологий для природно-климатических проектов и др.
Сейчас мы в поисках нового члена команды на должность менеджера факультета по организации ведения делопроизводства и документооборота! Если Вы готовы погрузиться в администрирование процессов с учетом образовательной и научной специфики деятельности факультета, взаимодействовать со структурными подразделениями факультета и университета в целом, а также внешними контрагентами, то Вы именно тот человек, которого мы ищем!
Обязанности:
- Организация и ведение документооборота факультета, контроль ведения документооборота в подразделениях факультета, оформление приказов/служебных записок/договоров о сотрудничестве, регистрация документов факультета (приказы, входящая/исходящая корреспонденция и др.), в том числе в системе электронного документооборота;
- Ведение корреспонденции: ведение деловой переписки по основным направлениям деятельности факультета, оформление исходящей корреспонденции, контроль оформления и регистрация входящих/исходящих писем/справок, мониторинг и контроль исполнения входящей корреспонденции, осуществление рассылок по поручению руководства факультета;
- Методическое сопровождение делопроизводства, номенклатура дел факультета и структурных единиц, формирование дел в соответствии с номенклатурой, обеспечение хранения и оформление дел для передачи в архив;
- Административно-кадровое сопровождение административных работников факультета (инициирование трудоустройства, график отпусков, перенос отпуска, оформление командировок, сопровождение по вопросам сдачи авансовых отчетов по командировкам, табель учета рабочего времени и др. кадровые процессы);
- Информационная поддержка деятельности руководителя факультета, ведение рабочего календаря, планирование встреч руководителя; сбор и подготовка информации, презентаций, материалов к совещаниям, встречам, собраниям руководителя;
- Организационно-техническая поддержка встреч, совещаний, собраний по поручению декана; оформление протоколов совещаний, заседаний комиссий и др.;
- Взаимодействие с подразделениями университета (Управление делами, Дирекция по правовым вопросам и др.) в рамках выполняемых задач.
Требования:
- Опыт работы на аналогичной позиции от 1-го года (желательно опыт работы в НИУ ВШЭ и знание внутренних систем НИУ ВШЭ);
- Высшее образование;
- Навыки деловой переписки, администрирования процессов;
- Уверенное владение MS Office, Outlook;
- Опыт работы в системе электронного документооборота (желательно 1С);
- Умение пользоваться офисной/мультимедиа техникой;
- Грамотная устная и письменная речь;
- Высокий уровень самостоятельности;
- Ответственность, внимательность, инициативность, умение работать с большим объемом информации, гибкость и адаптивность, умение доводить задачи до конца.
Личные качества:
- Высокая степень самоорганизации;
- Внимательность к деталям, пунктуальность;
- Коммуникабельность, доброжелательность, тактичность в общении;
- Умение работать самостоятельно и в команде.
Условия:
- Работа в крупной стабильной организации, получение уникального опыта;
- Офис в современном кампусе НИУ ВШЭ (Покровский бульвар, д.11);
- Оформление по ТК РФ;
- График работы: 5/2 с 10-00 до 18-00;
- Обширные возможности профессионального развития, программы повышения квалификации, посещение образовательных мероприятий и лекций, возможность изучать иностранные языки;
- Спортивные и тренажерные залы на территории университета;
- Софинансирование ДМС после 1 года работы.
