Помощник генерального директора

Обязанности:

Ведение проекта по онлайн-рекрутингу доноров

• Выгрузка заявок из онлайн-системы;
• Подготовка файлов для информационных рассылок и оповещений;
• Подготовка статистики, ежемесячной отчетности, информационных справок о проекте, анализ результатов деятельности проекта (динамика, стоимость, эффективность);
• Коммуникация с партнерами по вопросам планирования и организации совместных проектов и мероприятий;
• Обработка часто встречающихся ошибок, адаптация текстов рассылок, формы заявки на сайте с учетом клиентского опыта.

• Прочее:

• Ответы на письма, поступающие на официальную электронную почту, а также входящие звонки на номер горячей линии, ведение учета и предоставление отчетности о звонках и электронной почте;
• Получение документов от контрагентов (договоры, доп. соглашения и т.п.), контроль их согласования, передача на подпись, обратная отправка контрагентам их экземпляров;
• Организация курьерских доставок, в том числе вывоза пробирок из лабораторий партнеров;
• Получение счетов и закрывающих документов. Ведение реестра счетов, отданных в оплату;
• Написание писем на возврат денежных средств, уведомлений, гарантийных писем и т.д.;
• Оформление билетов и бронирование гостиниц сотрудникам;
• Заказ необходимой печатной или сувенирной продукции. Получение продукции в офисе;
• Ведение внутреннего телеграмм-канала (поздравления сотрудников с днём рождения, оповещение о конференциях и т.д.);
• Организация и участие во встречах и совещаниях, ведение протоколов, контроль исполнения задач сотрудниками;
• Участие в организации и проведении мероприятий, подготовке отчетности;
• Взаимодействие с технической службой для настройки телефона, почты, компьютера, рабочего места новых сотрудников, для уведомления об увольнениях сотрудников, для внесение соответствующих изменений на сайт;
• Ведение календаря руководителя;
• Выполнение прочих поручений руководителя.

Требования:

• Высшее профессиональное образование
• Уверенный пользователь Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Zoom
• Коммуникабельность, быстрая обучаемость, умение анализировать, уважение к товарищам по работе, вежливость
• Владение английским языком не ниже Intermediate будет преимуществом

Условия:

• График работы 5/2 с 10:00 до 19:00, полный рабочий день, работа в офисе
• Гарантированная заработная плата (без задержек 2 раза в месяц), оклад + премия
• Официальное оформление, отпуск, больничный и пр. по ТК РФ

  Рассматриваем резюме только с фото