Офис-менеджер

Обязанности:

• Обеспечивать организацию делопроизводства на предприятии в соответствии с общепринятыми стандартами ведения делопроизводства и нормативными документами Компании.
• Осуществлять обработку, прием, регистрацию, учет, хранение и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), вести справочную работу по ней.
• Вести в пределах своих полномочий деловую переписку.
• Организовывать и осуществлять машинописное изготовление, копирование, оперативное размножение документов для руководителей Предприятия (письма, приказы и т.д.) и при необходимости доведение их до сведения работников.
• Организовывать работу по приему руководством Предприятия делегаций, посетителей, гостей, клиентов и партнеров (совещаний, заседаний, конференций).
• Заказывать пропуска на проход/проезд гостей на территорию Предприятия, заказывать экскурсии.
• Обеспечивать организацию командировок работников: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц (в том числе проводить работу по предоставлению в бухгалтерию отчетных документов по этим видам услуг).
• Вести и оформлять протоколы совещаний и заседаний (в система ERp).
• Принимать и переадресовывать телефонные звонки. Фиксировать полученную по телефону для работников Предприятия информацию в их отсутствие и доводить ее содержание до их сведения.
• Обеспечивать жизнедеятельность офиса: осуществлять заказ канцелярии, воды, организовывать обеспечение необходимыми для работы офиса расходными материалами, контролировать их наличие.
• Обеспечивать хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.), необходимых для работы офиса, организовывать учет и выдачу предметов и средств труда сотрудников офиса.
• -Обеспечивать чистоту и порядок в офисе Предприятия.
• Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя Предприятия,
• Обеспечивать рабочее место руководителя Предприятия необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;
• Осуществлять получение, оформление и рассылку электронной почты.
• Контролировать доставку почты для Предприятия с отделения связи, доставку и отправку почты Предприятия в отделения связи и с курьерскими службами.
• Выполнять отдельные служебные поручения руководителя Предприятия, его заместителей и иных руководителей.

Требования:

• высшее, неполное высшее или средне специальное образование, со знанием делопроизводства;

• обязателен опыт работы от 1 года в должности: секретарь руководителя, помощник/ассистент руководителя, офис-менеджер;
• опыт работы MS Office (Word, Excel, Power point, Outlook);
• навыки работы с оргтехникой (факс, сканер, МФУ, мини-АТС);
• навыки работы в Internet и браузерах;
• опыт работы в системах электронного документооборота приветствуется.

Условия:

Режим рабочего времени:

Начала рабочего дня 8.00, окончание рабочего дня 17.00

Перерыв для отдыха и питания с12.00 до 13.00 (на территории предприятия есть комфортная кухня).