Офис-менеджер с функцией помощника

Рувики - новая интернет-энциклопедия.

Наш продукт – Онлайн-энциклопедия, предоставляющая доступ к миллионам статей, изображений и видеороликов по самым различным темам - от истории и науки до искусства и технологий.

Функции Офис-менеджера:

• Оформление документов для заключения договоров на поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.
• Взаимодействие с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
• Планирование, управление и координация поддерживающих служб организации.
• Закупка на постоянной основе канцтоваров, расходных материалов для нужд офиса.
• Контроль за оформлением помещений офиса.
• Организация и учет использования корпоративных бизнес-услуг сотрудниками компании.
• Контроль правильности эксплуатации оргтехники и рациональное использование расходных материалов и канцтоваров в офисе.
• Составление отчетности о потраченных средствах по обеспечению офиса.
• Своевременное заведение договоров в 1С, внесение заявок на оплату.
• Участие в процессе заключения договоров аренды или лизинга.
• Подготовка проектов документов по поручению генерального директора, обеспечение их согласования с руководителями подразделений.
• Подготовка командировок (в том числе бронирование билетов, гостиниц и т.д.).
• Отправка / прием корреспонденции major-express, Почта России.
• Планирование и контроль исполнения бюджета по обеспечению офиса компании.
• Выполнение других задач в рамках компетенций по поручению непосредственного руководителя.

Функции помощника:

• Поиск, систематизация информации в соответствии с запросом непосредственного руководителя;
• Формирование и регулярное обновление календаря мероприятий, важных событий и встреч.
• Ведение базы данных контактов – регулярное обновление.

Наши ожидания:

• Высшее образование.
• ​​​​​Уверенный пользователь ПК: ОС Windows, MS Office – Excel, Word.
• Опыт работы от 3х лет офис-менеджером в офисе с количеством ~200 рабочих мест.
• Опыт оформления и подготовки документов по обеспечению офиса, подготовки командировок, написания проектов документов по запросу руководителя.
• Грамотная устная и письменная речь, организованность, самостоятельность, доброжелательность, исполнительность.

Условия:

• Уровень дохода обсуждается с финальным кандидатом по итогам собеседования.
• 100% «белая» заработная плата, официальное трудоустройство по ТК РФ с первого дня.
• Полная занятость пятидневная рабочая неделя с пн-пт. с 09:00 до 18:00.
• Шаговая доступность от метро Белорусская.
• Дружный и неравнодушный коллектив профессионалов.
• Программа ДМС после успешного прохождения испытательного срока.