Офис-менеджер / Организатор мероприятий в издательство

Издательство детской литературы с уникальным авторским контентом в Офис-менеджера / Организатора мероприятий в свою небольшую команду из 9 человек, где каждый играет важную роль!

Обязанности:

Управление офисом и бытовым сопровождением (30% времени)

Поддержание комфорта в офисе:

• Закупка канцтоваров, расходников, бумаги, чистящих средств
• Управление запасами кофе, чая, воды, закусок для офиса
• Приём и обработка входящей корреспонденции и посылок
• Поддержание порядка в офисе и переговорных

Административная поддержка:

• Приём гостей и организация переговорных комнат
• Подготовка помещения к встречам и совещаниям
• Ведение календаря совещаний и мероприятий
• Помощь в координации расписания команды

Оперативная помощь:

• Закупка необходимых материалов по запросам коллег
• Курьерские поручения (почта, доставка документов)
• Работа с поставщиками услуг и товаров

2. Организация мероприятий (50% времени)

Планирование и подготовка:

• Помощь в планировании внутренних мероприятий (совещания, презентации, встречи)
• Подготовка материалов для мероприятий
• Закупка продуктов, напитков, необходимых материалов для совещаний
• Подготовка помещений и столов для презентаций

Организационная поддержка:

• Логистическая поддержка книжных выставок и ярмарок
• Подготовка комплектов книг и материалов для выставок
• Помощь в организации благотворительных акций
• Сопровождение мероприятий (регистрация, информирование участников, уборка)

Мелкие организационные задачи:

• Печать, сканирование, брошюровка материалов
• Подготовка простых отчётов о проведённых мероприятиях
• Ведение списков задач и контрольных точек

3. Поддержка команды (20% времени)

• Помощь коллегам с организационными вопросами
• Выполнение поручений руководителя
• Участие в работе команды на выставках и других мероприятиях

Требования:

• Высшее или среднее профессиональное образование
• Организаторские способности: умение планировать, многозадачность
• Исполнительность: ответственность, внимание к деталям, пунктуальность
• Грамотность: безупречная устная и письменная речь
• Готовность к командировкам на выставки и мероприятия (8–12 раз в год)
• Знакомство с книжной индустрией или интерес к детской литературе
• Опыт работы с маркетплейсами или выставками

Условия:

• Работа с премиальным брендом в культурной сфере
• Небольшая дружная команда, где вы будете цениться и расти
• Разнообразие задач: от офисного быта до организации интересных мероприятий
• Участие в престижных книжных ярмарках и выставках
• Гибкий график (Офис 4 дня в неделю / 1 день удаленка), дружелюбная атмосфера
• Скидки на книги издательства