Старший офис-менеджер

Мы ищем в команду инициативного и ответственного старшего офис-менеджера.

Обязанности:

• Распределение задач между офис-менеджерами, курьерами, контроль водителя.
• Составление графиков работы и отпусков для подчиненных.
• Проведение регулярных планерок и контроль исполнения поручений.

• Управление офисной инфраструктурой (2 этажа).

• Разработка регламентов: Создание четких инструкций для повторяющихся административных задач (как заказывать воду, как организовать пропуск для гостя, порядок работы с курьерами).
• Пространство: Контроль за чистотой, порядком, организацией рабочих мест.
• Оборудование: Организация своевременного обслуживания и ремонта оргтехники, кулеров, мебели. Ведение учета и контроль за использованием.
• Расходные материалы: Обеспечение офиса всем необходимым (канцелярия, хозяйственные товары), контроль за запасами и расходами.
• Организация эффективного движения электронных документов (заявки, служебные записки).
• Контроль за своевременной обработкой входящей и исходящей почты (как электронной, так и физической), распределение писем по ответственным.
• Организация совещаний, переговоров, корпоративных событий.

Требования:

• Опыт работы не менее 3-х лет на позиции офис- или административного менеджера, из них не менее 1-2 лет – опыт управления небольшой командой (2-5 человек).
• Отличные навыки планирования, тайм-менеджмента и многозадачности.
• Знание основ делопроизводства и электронного документооборота (ЭДО). Знание и опыт работы с 1С.
• Умение составлять и контролировать бюджет на административные нужды (закупки, услуги), работа с авансовыми отчетами.
• Свободное владение MS Office (Word, Excel – на уверенном уровне для составления отчетов и графиков, PowerPoint). Понимание основ работы офисной техники и сетей.
• Опыт организации закупок у поставщиков (канцелярия, услуги уборки, продукты для кухни), ведение переговоров по ценам.
• Коммуникабельность, стрессоустойчивость, внимательность к деталям.

Условия:

• График 5/2 (с 8 до 17:00).
• Официальное трудоустройство.
• Офис в шаговой доступности, м. Цветной бульвар.