Специалист по документообороту и архиву

Требования:

• Среднее профессиональное или высшее образование по направлениям «Документоведение и архивоведение», «Организация работы с документами», «Архивоведение» или иным смежным специальностям с подтвержденной специализацией в области документационного обеспечения управления или архивного дела
• Опыт работы не менее 3 лет в должности делопроизводителя или на позиции со схожим функционалом, где работа напрямую связана с обработкой, контролем или архивированием бухгалтерской, налоговой и иной финансово-хозяйственной документации
• Практический опыт работы с системами электронного документооборота, включая 1С:Документооборот и 1С:Управление холдингом - не менее 2 лет непрерывного использования в профессиональной деятельности
• Уверенное владение офисными приложениями (MS Word, Excel) на уровне, позволяющем вести учётные регистры, формировать справки и отчёты по состоянию документооборота, а также работать с большими массивами финансово-учётных данных
• Знание нормативной базы в области делопроизводства и архивного дела в контексте финансово-хозяйственной деятельности, включая требования законодательства к хранению бухгалтерских и налоговых документов, и умение применять их на практике
• Опыт обеспечения информационной безопасности при работе с документами, включая соблюдение требований к защите конфиденциальной финансовой информации и персональных данных
• Высокая внимательность к деталям, аккуратность, организованность, способность эффективно работать с большими объёмами информации и соблюдать сроки выполнения задач

Обязанности:

• Организация и поддержание рационального документооборота финансовых и управленческих документов в соответствии с внутренними регламентами и требованиями законодательства
• Приём, регистрация, систематизация и контроль обработки входящей и исходящей корреспонденции (в бумажной и электронной формах)
• Формирование, актуализация и ведение номенклатуры дел, охватывающей: договоры, первичные учётные документы, платёжные поручения, акты сверки, бухгалтерскую и статистическую отчётность
• Регистрация, классификация и систематизация документов финансово-хозяйственной деятельности
• Сканирование, индексация и структурированное размещение цифровых копий в соответствии с утверждённой системой хранения
• Ведение электронного архива в системах 1С:Документооборот и 1С:Управление холдингом: загрузка файлов, присвоение штрих-кодов, отслеживание версий
• Ведение бумажного архива: подшивка, маркировка, комплектация дел, обеспечение физической сохранности документов
• Подготовка дел к сдаче в архив или уничтожению в соответствии с перечнями сроков хранения, утверждёнными для бухгалтерской и налоговой документации (включая составление актов и проведение экспертизы ценности)
• Обеспечение соответствия архивной работы требованиям бухгалтерского учёта, аудита и налогового контроля
• Оперативная выдача документов по внутренним запросам с ведением журнала выдачи и возврата
• Взаимодействие с бухгалтерией и финансовыми подразделениями по вопросам комплектности, корректности оформления и своевременности предоставления документов
• Методическое сопровождение структурных подразделений по вопросам ведения делопроизводства и соблюдения архивной дисциплины
• Ведение финансового планирования и отчётности в рамках закреплённого участка работы
• Участие в инвентаризациях документации и архивных фондов

Условия:

• Официальное трудоустройство
• Пятидневная рабочая неделя
• Служебный транспорт
• Корпоративные спортивные и досуговые мероприятия
• Программы профессионального развития