Офис-менеджер (документооборот и контроль заказов)

Компания «МаксМедиа» — динамично развивающаяся студия наружной рекламы. Мы выполняем сложные и технологичные проекты для крупных клиентов: Волжские термы, ВТБ, Самаринвестнефть, Эколайн (Москва), БруклинБоул, AB InBev Efes, Перчини, Хокку, Кэрри, ДжониВу, Патари.

Внимание, важное уточнение!
Мы ищем не классического администратора, а ключевого специалиста по внутреннему порядку. Если вы видите себя в роли систематизатора, который наводит идеальный порядок в документах и процессах, — вам точно к нам.

Чем вам предстоит заниматься:

Ваша главная цель — создать и поддерживать безупречную систему учета и документооборота по всем заказам компании

• Управление заказами и отчетность (в Excel): Ваша ежедневная рабочая среда — это таблицы. Вы будете вести детальную отчетность по стоимости, срокам и статусам заказов, систематизируя данные для быстрого доступа и анализа.
• Полный цикл документооборота: Работа с договорами, актами, дизайн-макетами: от проверки входящих документов до контроля получения всех закрывающих бумаг.
• Операционное взаимодействие: Уточнение деталей по заказам с менеджерами, подрядчиками и заказчиками через мессенджеры и email. Актуализация контактов клиентов и подрядчиков, поиск новых исполнителей.

Наши ожидания от кандидата:

• Вам доставляет удовольствие, когда каждый процесс учтен, а каждая "бумажка" на своем месте.
• Уверенный пользователь Excel. Вы владеете сводными таблицами, функции (ВПР/ СУММЕСЛИ), сложная фильтрация.
• Грамотная письменная речь и умение четко решать вопросы в переписке (email, мессенджеры).
• Нам нужен человек, для которого работа с документами и данными — это не скучная рутина, а возможность выстроить понятную и эффективную систему

Это позиция операционной поддержки и контроля, а не привлечения клиентов.

Будет значительным преимуществом:

• Внимательность к деталям и хороший эстетический вкус (для первичной оценки дизайн-макетов).

• Готовность освоить базовые функции графических программ для работы с макетами (научим).

• Способность самостоятельно настраивать и оптимизировать рабочие инструменты (таблицы, CRM, трекеры задач) под себя для повышения эффективности.

Что мы предлагаем:

• Возможность профессионального роста и посещения тематических мероприятий.

• Полный рабочий день в офисе. Возможность перехода на гибридный график (офис + удаленно) рассматривается индивидуально после успешного периода работы.