Делопроизводитель

Обязанности:

• 1. Прием, обработка и регистрация входящей корреспонденции:

• Прием почты (электронной и бумажной).

• Фиксация входящих документов в журнале или электронной системе (присвоение входящего номера и даты).

• Предварительный просмотр и сортировка по адресатам, срочности и важности.

• Передача документов исполнителям под роспись.

• Контроль сроков прохождения документа.

• 2. Отправка исходящей корреспонденции:

• Проверка правильности оформления исходящих документов (наличие подписи, виз, даты, регистрационного номера, приложений).

• Регистрация исходящих документов.

• Отправка почты через курьерские службы, «Почту России» или по электронным каналам связи.

• Формирование и ведение копий отправленных документов.

• 3. Регистрация и учет внутренних документов:

• Регистрация приказов, распоряжений, протоколов, служебных записок, договоров и других документов.

• Присвоение документам регистрационных номеров по установленной номенклатуре.

• Ведение журналов регистрации (в бумажном или электронном виде).

• 4. Контроль за исполнением документов и поручений:

• Отслеживание сроков исполнения документов (по резолюциям руководителя).

• Напоминание ответственным исполнителям о приближающихся или просроченных сроках.

• Подготовка сводок и отчетов о состоянии исполнительской дисциплины для руководства.

• 5. Формирование, ведение и хранение дел:

• Систематизация документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

• Обеспечение сохранности документов.

• Подготовка дел для текущей работы сотрудников.

• Выдача документов во временное пользование с отметкой в журнале.

• Подготовка документов к архивному хранению: оформление обложек, составление описей, etc.

• 6. Справочно-информационная работа:

• Быстрый поиск необходимых документов и информации по запросам сотрудников и руководства.

• Подготовка выписок, копий документов.

• Ведение картотек или баз данных для оперативного поиска.

• 7. Организационно-техническое обеспечение:

• Подготовка проектов документов по указанию руководителя.

• Копирование, сканирование документов.

• Участие в подготовке совещаний (сбор материалов, ведение протокола).

• Ведение документооборота в системах электронного документооборота (СЭД), таких как «Директум», «1С-Документооборот» и других.

Требования:

• Налоговое законодательство: Счет-фактуры, УПД, накладные (ТОРГ-12) должны соответствовать требованиям НК РФ для подтверждения расходов и НДС.

• Бухгалтерское законодательство: Правильное оформление первичных учетных документов (ФЗ «О бухгалтерском учете»).

• Транспортное законодательство:

  • Закон «Устав автомобильного транспорта» – регулирует перевозки внутри РФ.

  • Конвенции (для международных перевозок): КДПГ (CMR), TIR, Конвенция о контракте на международную перевозку грузов.

Условия:

• Оформление по ТКРФ
  График работы 5/2