Административный специалист

Hero Rus - российское подразделение международной группы компаний Hero Group, являющейся одним из лидеров по производству высококачественных продуктов питания премиального класса.

Hero Rus занимается продвижением премиального детского питания Semper, шведского бренда, входящего в Группу компаний. Наше подразделение отвечает за развитие бренда в России, Грузии, Армении, Беларуси, Казахстане и Вьетнаме.

Обязанности:

Ведение документооборота (70% рабочего времени):

• Участие в постановке процесса документооборота в компании (бумажного и ЭДО);

• Разработка и внедрение мероприятий, направленных на повышение эффективности процессов документооборота между отделами и с внешними партнерами;

• Согласование, проверка и подписание договоров и закрывающих документов административного, ИТ отделов в соответствии с процедурами компании;

• Контроль оплаты счетов в 1С (заведение заявок, предоставление необходимых документов для бухгалтерии);

• Копирование, сканирование и хранение документов;

• Координация получения, отправки и распределения деловой корреспонденции.

Административная поддержка работы офиса и сотрудников (30% рабочего времени):

• Прием входящих/исходящих звонков;

• Прием посетителей офиса;

• Заказ пропусков и бронирование переговорных комнат;

• Оформление курьерских доставок;

• Организация поездок и командировок сотрудников, организация визитов иностранных гостей и коллег, помощь в оформлении виз;

• Обеспечение офиса необходимыми товарами и услугами;

• Заказ подарков для сотрудников и партнеров;

• Представление интересов организации при взаимодействии с внешними партнерами (поставщиками услуг, товаров и т.д.);

• Прикрепление/открепление сотрудников к корпоративному договору мобильной связи и такси, контроль лимитов связи и целесообразности использования такси.

Требования:

• Опыт работы секретарем/офис-менеджером/координатором офиса/ассистентом/административным специалистом от 2-х лет;

• Способность действовать уверенно и самостоятельно, инициировать деятельность, проводить поиск вариантов решения;

• Умение планировать и организовывать процессы;

• Внимание к деталям;

• Отличные коммуникативные навыки;

• Опыт работы в 1С;

• Знание программ Microsoft office;

• Английский язык от уровня Intermediate

Будущему сотруднику мы предлагаем:

• Конкурентную заработную плату;

• Добровольное медицинское страхование и страхование жизни и здоровья после прохождения испытательного срока;

• Корпоративную мобильную связь;

• Гибкое начало и окончание рабочего дня;

• Срочный трудовой договор до декабря 2026 г.

• Работу в комфортабельном офисе на ст.м. Чистые пруды/Сретенский бульвар/Тургеневская;

• Скидки до 50% на продукцию компании.