О вакансии
Мы ищем бизнес-ассистента руководителя, который станет ключевым связующим звеном между задачами, проектами и коммуникациями компании.
Это не позиция «помощника по поручениям», а роль операционно-административного партнёра руководителя, отвечающего за системность, контроль исполнения и устойчивый рабочий ритм.
Работа предполагает высокий уровень самостоятельности, ответственности и взаимодействие с международными командами и партнёрами.
Обязанности:
Управление задачами и проектами
-Ведение и контроль задач руководителя в системе управления задачами (ClickUp)
-Фиксация договорённостей по итогам встреч и перевод их в конкретные задачи с дедлайнами и ответственными.
-Мониторинг сроков выполнения, контроль статусов, своевременная эскалация рисков.
-Административное сопровождение стратегических и операционных проектов.
-Ведение и обновление персонального дашборда задач и ключевых показателей руководителя.
Административная и коммуникационная поддержка
-Полный цикл организации встреч: планирование, подготовка повестки и материалов, напоминания.
-Ведение деловой переписки на английском языке с партнёрами и подрядчиками.
-Взаимодействие с внутренними подразделениями (продажи, поддержка) по организационным вопросам.
-Подготовка писем, презентаций, отчётов и документов на русском и английском языках.
Организация мероприятий и взаимодействие с подрядчиками
-Поиск и организация бизнес-мероприятий, конференций и профессиональных встреч.
-Взаимодействие с подрядчиками и фрилансерами: постановка задач, контроль сроков, согласование условий (в координации с операционным директором).
Управление информацией
-Ведение электронного архива документов.
-Формирование и поддержка базы контактов с историей взаимодействия.
-Контроль важных рабочих дат и событий, ведение календаря и напоминаний.
Отчётность
-Подготовка регулярных сводных отчётов по задачам, проектам и статусам для руководителя.
Требования:
-Опыт работы от 3 лет в роли бизнес-ассистента / executive assistant / персонального ассистента руководителя.
-Опыт работы с топ-менеджментом и сложными календарями.
-Опыт проектной координации и администрирования.
-Высшее образование (менеджмент, экономика, лингвистика, филология или смежные направления).
-Английский язык -уровень C1 и выше (деловая переписка и устная коммуникация).
-Уверенная работа с системами управления задачами и проектами (ClickUp, Notion, Jira).
-Отличное владение Google Workspace / MS Office (Excel, PowerPoint).
-Навыки подготовки отчётов, презентаций и протоколов встреч.
-Системное мышление, умение структурировать информацию.
-Грамотная устная и письменная речь.
-Проактивность и ориентация на результат.
-Высокая организованность и внимание к деталям.
-Стрессоустойчивость и умение работать в режиме многозадачности.
-Навык самостоятельного принятия решений в рамках зоны ответственности.
-Коммуникабельность и умение выстраивать деловое взаимодействие.
Условия
-Полностью удалённый формат работы.
-Прямое взаимодействие с собственником бизнеса.
-Участие в стратегических и операционных процессах компании.
-Высокий уровень доверия и автономности.
-Фиксированная заработная плата -180 000 ₽ в месяц.
-Долгосрочное сотрудничество и развитие роли внутри компании.
Роль для тех, кто хочет работать в международной компании, напрямую с собственником бизнеса и быть вовлечённым в ключевые операционные процессы. Минимум бюрократии, быстрые решения и возможность роста внутри компании!
