Обязанности:
• Ведение ежедневного и долгосрочного расписания руководителя: планирование встреч, напоминания, координация времени.
• Ведение и синхронизация расписаний детей: школа, кружки, занятия, медицинские приёмы, внеклассные мероприятия.
• Координация и контроль работы домашнего персонала (домработницы, повара, водителя, няни, садовника и др.), распределение задач, контроль качества и дисциплины.
• Организация закупок для дома и семьи (продукты, хозяйственные товары, детские товары), поддержание запасов и инвентаризация.
• Оформление заказов в онлайн-магазинах, отслеживание доставки и решение вопросов с возвратами/ремонтом.
• Покупка авиабилетов, бронирование отелей, организация трансферов, оформление виз и сопутствующих документов.
• Решение организационно‑административных задач: бронирование ресторанов, организация мероприятий и приёмов, координация гостей и кейтеринга.
• Поддержка в развитии бизнес‑проектов: сбор и анализ информации, подготовка материалов, координация задач между подрядчиками и командой.
• Подготовка и написание деловых текстов: письма, служебные записки, пресс‑релизы, предложения, протоколы встреч, презентации.
• Поиск и сбор информации по запросам руководителя: мониторинг рынка, конкурентов, поставщиков, подбор вариантов и подготовка кратких выводов.
• Работа с большими объёмами информации: систематизация, приоритизация задач, ведение списков дел и контроль выполнения.
• Ведение деловой переписки и телефонных переговоров от лица руководителя по поручению.
• Подготовка кратких брифов/резюме перед встречами и поездками (ключевые точки, вопросы, контакты).
• Составление и контроль исполнения бюджета домашних и служебных расходов; подготовка отчётов и чеков для отчётности.
• Организация и проведение собеседований, подбор и оформление нового персонала для дома и бизнеса; проведение проверок рекомендаций.
• Ведение деловой и личной документации: хранение, архивирование, обеспечение конфиденциальности.
• Решение срочных нестандартных задач и форс‑мажоров, присутствие в режиме гибкой доступности (on‑call) по согласованию.
• Организация детских праздников, семейных мероприятий и логистика для выездов.
• Контроль подписок, абонементов, страховок, продление и оплатa услуг.
• Обеспечение мер безопасности и конфиденциальности для семьи; координация с охраной при необходимости.
• Автоматизация и оптимизация бытовых и рабочих процессов (системы напоминаний, списки, шаблоны, базы данных).
• Подготовка и сопровождение командировок руководителя и членов семьи (маршруты, документы, подарки, особые требования).
• Ведение контактов с ключевыми партнёрами, поставщиками и помощниками, управление контактной базой.
• Контроль качества услуг и товаров, ведение отзывов и разрешение претензий в отношениях с поставщиками.
• Выполнение личных поручений в пределах согласованных полномочий.
Требования:
• Грамотная деловая речь, уверенное составление текстов и переписки.
• Умение приоритизировать задачи и работать в многозадачном режиме.
• Конфиденциальность, пунктуальность, высокая ответственность.
• Навыки переговоров, опыт подбора персонала и работы с подрядчиками.
• Опыт организации поездок и бронирований.
• Уверенный пользователь ПК, знание основных программ и опыт работы с разными хранилищами данных.
• Инициативность и доведение дел до конца.
• Знание английского (письменно/устно) — обязательно.
Условия:
- отпуск 30 календарных дней по согласованию с руководителем
- выплаты 2 раза в месяц
- работа в дружелюбном коллективе
