Заведующий канцелярией

Обязанности:

Организация и контроль документооборота:

• Прием, экспедиционная обработка и регистрация документации («МОСЭДО», электронная почта театра, бумажная регистрация);
• Организация движения (передачи) документации между подразделениями театра, в том числе ознакомление работников с приказами под роспись;
• Передача документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководства;
• Контроль исполнения документов согласно установленным срокам (типовым и индивидуальным) и информирование руководителей о невыполнении указанных сроков;
• Активное участие в модернизации и улучшении бизнес процессов в 1С «Документооборот 8 КОРП»;
• Работа в качестве «Автора» в 1С «Документооборот 8 КОРП» Подготовка приказа на основании служебной записки с резолюцией руководителя, визирование, внесение замечаний, передача на подпись руководителю;
• Отправка почтовой корреспонденции (Москва, РФ, Зарубеж). Ведение договоров с Почтой России, организациями оказывающими почтовые, экспедиционные, курьерские, транспортные услуги. Планирование, заключение (с учетом особенностей московского бюджетного законодательства), закрытие (финансовая отчетность) по соответствующим договорам;
• Подготовка документов постоянного хранения для сдачи в архив;
• Разработка всех внутренних документов, регламентирующих делопроизводство и документооборот с нулевого уровня (Инструкция по делопроизводству, бланки и шаблоны документов для служебного пользования, номенклатура дел, регламент организации передачи документов на архивное хранение и т.п.);
• Взаимодействие с государственными архивами (в т.ч. РГАЛИ, Московский городской архив);
• Работа в Единой системе электронного документооборота Правительства Москвы (входящая исходящая корреспонденция, ведение реестра приказов по основной деятельности, регистрация доверенностей и справок в МОСЭДО);
• Ведение журналов по утвержденной номенклатуре дел. Контроль в подразделениях театра ведения делопроизводства в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел;
• Оптимизация информационных и документационных потоков;
• Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;
• Постановка задач и контроль деятельности подчиненных сотрудников;
• Табель учета рабочего времени сотрудников театра в 1С УАИС Бюджетный учет (ЗКГУ).

Требования:

• Знание делопроизводства, всех регламентирующих правил, общих принципов организации документооборота ГОСТов и ISO по документационному обеспечению;
• Опыт работы в системе МОСЭДО, 1С:Документооборот 8 ПРОФ, 1С УАИС Бюджетный учет (ЗКГУ), 1С УАИС Бюджетный учет (БГУ);
• Грамотная устная и письменная речь;
• Опыт работы в аналогичной должности от 10 лет работы в компании со штатом сотрудников от 1000 человек, с развитой организационной структурой;
• Наличие организационных и управленческих навыков, высокого уровня работоспособности и ответственности, коммуникабельности, навыков работы в интенсивном и многозадачном режиме, соблюдение конфиденциальности;
• Не конфликтность;
• Умение вести переговоры на уровне «первых» лиц компании.

Условия:

• Работа в крупном, известном, с хорошей репутацией московском театре, нацеленном на динамичное развитие, в составе команде молодых, позитивных профессионалов;
• Конкурентная заработная плата, "белая" (обсуждается на собеседовании с успешным кандидатом). В сопроводительном письме или в резюме прошу указать Ваши зарплатные ожидания. ;
• Полное соблюдение ТК РФ (отпуск 28 календарных дней, больничные оплачиваются);
• Испытательный срок 3 месяца;
• Офис - м.Чеховская (шаговая доступность);
• Полная занятость (пятидневка, выходные - суббота и воскресенье), 8-ми часовой рабочий день с 10:00 до 19:00.