Офис-менеджер

Обязанности:

• регистрация входящей и исходящей корреспонденции, систематизация и архивирование документов, контроль их движения внутри компании.
• отслеживание сроков выполнения заданий руководства, напоминание ответственным лицам
• своевременное информирование сотрудников о важных событиях, изменениях в регламентах, предстоящих мероприятиях.
• получение и отправка документов, первичное взаимодействие с представителями других компаний
• оформление писем, отправка документов и контроль за своевременным получением корреспонденции
• подготовка зала, закупка всего необходимого для участников, встреча приглашённых лиц
• Закупка расходных материалов — канцтоваров, офисной техники, мебели.
• Поддержание рабочего состояния оборудования — офис-менеджер принимает и отправляет письма, сканирует, ксерокопирует и подшивает документы.
• Организация работы обслуживающего персонала — уборщиков, курьеров, ремонтников, а при необходимости — и других вспомогательных сотрудников.
• покупка Авиа/ЖД билетов, бронирование отелей.
• Требования:

• Опыт работы в данной должности от 1 года.
• Организаторские способности — умение планировать процессы, распределять задачи.
• Владение офисной техникой и программами: Microsoft Office, Google Workspace, электронным документооборотом и корпоративными мессенджерами.
• Навыки деловой переписки и коммуникации: грамотная речь, культура общения и умение вести официальную переписку.
• Многозадачность и тайм-менеджмент: работа офис-менеджера связана с постоянной сменой задач: приём гостей, обработка документов, звонки, контроль за офисом.
• Знание Английского языка на уровне upper-intermediate

Условия:

• Офис находится в г. Жуковский
• График 5/2, ТК РФ