Армянский переулок 11/2А
Основные обязанности
Финансовый блок
1. Управление банковскими и финансовыми вопросами, связанными с текущей операционной деятельностью Компании (ежедневно, еженедельно, ежемесячно):
- составление и ведение Отчета движения денежных средств на регулярной основе (помесячно);
- составление платежного календаря (ежемесячно с разбивкой по неделям);
- согласование и утверждение графика ежедневных первоочередных и иных платежей с Генеральным директором (ежедневно);
- ежедневный мониторинг входящих платежей и распределение денежных средств совместно с Генеральным директором;
- осуществление платежей по документам, полученным от поставщиков (подрядчиков) (договор/счет и т.п.);
- координация действий с банком, выполнение банковских операции через систему Клиент-банк (несколько банков): проведение платежей (выплаты заработной платы, уплата налогов, другие выплаты в пользу персонала или государственных органов в соответствии с законодательством Российской Федерации (бухгалтерский и налоговый учет на стороне другого ответственного лица)), работа с активными банковскими продуктами (кредит, факторинг, депозиты, эквайринг и иные).
2. Разработка корпоративного бюджета доходов по контрактам и офисным (административным) расходам Компании для утверждения Генеральным директором:
- составление годового бюджета с ежемесячным прогнозом до конца года;
- ежемесячное обновление предстоящего бюджета.
3. Разработка и поддерживание корпоративного денежного потока (поступления и выбытия денежных средств) для утверждения Генеральным директором:
- годовой денежный поток с ежемесячным прогнозом до конца года;
- еженедельный прогноз денежного потока на ближайшие 2-3 месяца;
- регулярный анализ произведенных расходов и структуры расходов.
4. Установление финансовых показателей с точки зрения продаж, доходов по контрактам, привлечения новых клиентов и невыполненных обязательств для целей управления и дальнейшего совершенствования корпоративной стратегии.
5. Координация и активное взаимодействие с внешней бухгалтерией (ежедневно, еженедельно, ежемесячно):
- сбор и передача всей первичной бухгалтерской документации, необходимой для составления бухгалтерской отчетности:
- банковские выписки (1-го числа каждого месяца),
- договора, счета на оплату, УПД, акты (в течение месяца, строго сразу после окончания налогового периода – например, задолго до 20-го числа каждого месяца для расчетов НДС);
- подписанные Генеральным директором бухгалтерские документы (финансового и кадрового характера) (приказы, расчетные ведомости, требование-накладная, авансовые отчеты, табель рабочего времени, штатное расписание и т.д. и т.п.)
- сбор бухгалтерской информации по запросу Клиентов и для участия в Тендерах;
- согласование актов сверок для Клиентов (подрядчиков/поставщиков);
- совместное активное взаимодействие по закрытию квартальных отчетных (годовых) периодов в части сверки наличия всех необходимых документов для формирования Бухгалтерской Отчетности и предварительного расчета налогов к уплате в следующих периодах с целью финансового планирования расходов.
Блок по Документообороту и Договорной деятельности
Полное сопровождение и координация документооборота Компании (в ЭДО, по электронной почте и в бумажном виде при необходимости (совместно с офис-менеджером обмен оригиналами через курьерскую службу)):
Составление договоров и всей закрывающей документации по нему (счет, акт, УПД) с Клиентом и Подрядчиком (на основании образцов и с учетом накопленного собственного опыта);
Ведение Договорного учета с Клиентами (счета, договора, УПД);
Своевременный и регулярный контроль прохождения всех этапов «договорного цикла» (от заключения договора до выполнения в срок работ (услуг) и получения подписанных с обеих сторон всех закрывающих документов и отчетов);
Ведение Договорного учета с подрядчиками (договора);
Контроль предпроектной работы консультантов на предмет подписания договора, согласования условий оплаты, принятия работ / услуг и закрытие договора;
Координация и согласование с Клиентами платежей по контрактам, контроль отсутствия любых задержек в платежах или проблем на любом этапе проекта или его завершения;
Участие в переговорах с Клиентами, согласование условий оплат, оказание помощь Генеральному директору (при необходимости) в рамках своих компетенций;
Регулярное ведение учета по Проекту «Рекрут», формирование полного пакета документов по списку для закрытия оказанных услуг, согласно учета(ежемесячно), согласование с Заказчиком данного пакета документов и дальнейшая загрузка его на электронной площадке Клиента;
Сбор и подготовка пакетов документов для участия в Тендерах (заполнение анкет, составление писем, КП, сбор учредительной документации, сбор бухгалтерской документации, сбор договор, актов выполненных работ для подтверждения опыта).
Кадровый и организационный блок
Подготовка трудовых договоров и должностных инструкций с новыми сотрудниками Компании (на основании образцов и с учетом накопленного собственного опыта);
Сбор, подготовка и передача в бухгалтерию документов при принятии (увольнении) сотрудника в Компанию;
Подготовка Приказов, различных форм Заявлений по кадровым вопросам;
Формирование Графика отпусков;
Подготовка штатного расписания и Приказа по нему;
Оформление отпусков сотрудников в части обмена документами между сотрудником и бухгалтерией (выплата отпускных);
Формирование Табеля учета рабочего времени (2 раза в месяц).
Второстепенные обязанности
Координация работы внешней службы бухгалтерского и налогового учета / секретариата / офис-менеджера
Личность:
предыдущий опыт работы в консалтинге или финансах;
надежный, честный и точный в цифрах;
сильная личность и подход к решению проблем;
дружелюбная и активная жизненная позиция;
сильные коммуникативные навыки и навыки ведения переговоров;
умение быстро работать и расставлять приоритеты в задачах;
способность выполнять несколько задач одновременно;
высокоорганизованный и ориентированный на результат;
ответственность и самодисциплина;
лояльность к компании и корпоративному мышлению;
командный игрок и самостоятельный;
английский язык для двусторонних договоров и клиентов
