Специалист по административным вопросам / офис менеджер

Ассоциация Добро.рф — это не просто организация, это национальный бренд, который стал символом социальной ответственности. Мы гордимся тем, что за 11 лет работы нам удалось создать мощное волонтерское движение, увеличив долю участия россиян в социальных проектах с 3 до 28%. Наша платформа Добро.рф объединила 7,8 миллиона пользователей и свыше 100 тысяч организаций, среди которых более 20 тысяч НКО и общественных объединений.

Наша миссия — объединяем людей, сообщества и государство вокруг идеи добра как нормы жизни — для раскрытия потенциала и благополучия каждого.

Обязанности:

• Контроль за состоянием офисного имущества и запасов, порядка на рабочих местах и офиса в целом;

• Организация жизнеобеспечения офиса (заказ канцелярии, воды, кухонных принадлежностей; закупка, ремонт и выдача техники новым сотрудникам; заказ мебели и подготовка рабочих мест; заказ и выдача ключей, пропусков; организация мелкого ремонта и прочие хоз. задачи);

• Административная поддержка: сканирование документов, печать, подготовка и заполнение отчетов, загрузка/выгрузка документов с/на сервисы;

• Работа с корреспонденцией: прием и отправка (Почта России, СДЕК, Яндекс доставка), а так же взаимодействие с курьерами;

• Работа с офисным оборудованием - поддержка
  рабочего состояния, а также заказ/аренда нового/дополнительного. Устранение неполадок и инструктирование сотрудников по использованию оборудования;

• Организация склада (учет и выдача ТМЦ сотрудникам Ассоциации, проведение инвентаризаций);

• Общение с поставщиками услуг для обеспечения нормального функционирования офиса, включая арендодателя, поставщиков интернет-доступа, телефонии и IT сервиса, почтовые службы, включая экспресс-почту, поставщиков канцтоваров, билетные агентства и гостиницы, службы такси и курьерские службы и др.;

• Координация переездов сотрудников/отделов/департаментов в новое помещение;

• Осуществление заказов по заявкам коллег, включая заказ билетов и гостиниц для сотрудников и грантополучателей;

• Администрирование ресурса Smartway (заведение личных кабинетов сотрудников, организация командировок, контроль оплат, получение закрывающих документов и пр.);

• Помощь в организации мероприятий и их сопровождение в офисе/вне офиса, включая заказ кейтеринга и всего необходимого и подготовку площадки.

Требования:

• Высшее образование;

• Опыт работы с документами от одного года (опыт работы в гос. учреждениях как преимущество);

• Продвинутое владение Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint);

• Хорошее владение русским языком, грамотная речь;

• Внимательность и аккуратность при работе с документами; дисциплинированность и умение сосредоточиться;

• Навык работы в режиме многозадачности.

Условия:

• Годовой бонус, в зависимости от достижения целевых показателей Ассоциации;
• Частичное или полное финансирование обучения (при условии обоснования значимости программы для деятельности Ассоциации);
• Дополнительный социальный пакет: оплата программы ДМС, корпоративный психолог, софинансирование спортивных активностей;
• Корпоративные мероприятия: возможность для социально-общественной, творческой и командной самореализации;
• Комфортный, современный офис в центре инноваций: БЦ «Москва-Сити», башня «Федерация». Офис оснащен всем необходимым для комфортной работы и отдыха.