Офис-менеджер

Нам в команду требуется инициативный и активный офис-менеджер.

Обязанности:

• Ведение деловой переписки, рассылка информационных писем. Прием, систематизация, пересылка, перераспределение, контроль входящей и исходящей корреспонденции.
• Отправка корреспонденции Почтой России (сортировка, подготовка корреспонденции, загрузка на сайте Почты России, печать сопроводительных документов, передача водителю компании или курьеру, подготовка доверенностей на получение корреспонденции на почте);
• Ведение бумажного и электронного документооборота (договоры, доверенности, спецификации, письма на передачу товара, разнарядки, дополнительные соглашения компании);
• Коммуникация с поставщиками, транспортными компаниями, тальманом (г. Владивосток), наемными водителями по вопросу доставки груза;
• Заведение карточек для новых контрагентов со всеми данными в Битрикс, 1С;
• Проверка новых и действующих покупателей и поставщиков в программе (Контур. Фокус или иных), а также дальнейшее отслеживание изменений и своевременная передача информации руководству и менеджерам;
• Оформление договоров с покупателями, учет в базе, контроль их подписания и возврата;
• Отправка документов (счет-фактур, товарных накладный, договоров) покупателям посредством ЭДО, а также (при необходимости) отправка доверенностей на получение товара со склада поставщиков;
• Выставление счетов на оплату в Битрикс (по согласованию руководства), контроль оплаты;
• Посещение планерок, встреч, совещаний и их протоколирование (при необходимости);
• Заключение договоров на услуги для обеспечения работы офиса/склада;
• Закуп необходимых расходных материалов, продукции, товаров для обеспечения отделов компании; поиск и закуп брендированной рекламной продукции в Китае;
• Контроль за надлежащим состоянием помещений офиса, оргтехники, при обнаружении неисправности вызов соответствующих служб;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса: закуп офисной техники и мебели, коммуникация с отделом аренды по вопросу предоставления мебели в аренду, контроль расхода воды, канцелярии, бытовой химии, инвентаря, своевременный закуп;
• Ежедневное планирование своего рабочего дня, расставление задач по приоритетам и их выполнение;
• Ежедневный просмотр новостной ленты Битрикс и изучение информации;
• Выполнение поставленных вышестоящим руководством целей и задач, а также иные поручения (в рамках своей компетенции), либо делегирование профильному сотруднику и дальнейший контроль исполнения, отчет о проделанной работе.

Требования:

• Грамотная устная и письменная речь;
• Ответственность и инициативность;
• Уверенный пользователь ПК;
• Опыт работы в 1С будет Вашим преимуществом;

Условия:

• Работа в сплоченной команде профессионалов, где есть возможность получать новый опыт и развиваться;
• Оформление согласно ТК РФ;
• График работы: ПН-ПТ с 9:00 до 18:00. СБ-ВС-выходные.
• Молодой и дружный коллектив.

  ВАКАНСИЯ ОТКРЫТА С 01.03.2026Г., НА ПЕРИОД ДЕКРЕТНОГО ОТПУСКА ОСНОВНОГО СОТРУДНИКА