Обязанности:
-
Разбор и сортировка входящей почты (e-mail): приоритизация, подготовка ответов.
-
Ведение деловой переписки от имени руководителя (на английском).
-
Ведение календаря руководителя: встречи, напоминания, синхронизация созвонов.
-
Организация онлайн- и офлайн-встреч (создание ссылок, согласование времени, повестка).
-
Организация поездок:
-
Покупка авиа-билетов.
-
Бронирование отелей.
-
Подготовка маршрутов, расписаний поездок.
-
Записи к врачам / сервисам,
Финансовые и операционные задачи: -
Оплата счетов, подписок, сервисов.
-
Контроль сроков оплат.
-
Работа с документами, в т.ч. проверка юридических договоров на базовом уровне (на английском языке) по бытовым нуждам (машины, страховки и проч.)
-
Хранение и структурирование документов (Google Drive / Notion / CRM).
-
Подготовка шаблонов договоров, писем, NDA.
Дополнительные и расширенные задачи
(могут добавляться по мере роста доверия и загрузки) -
Подготовка презентаций, отчетов, сводок для руководителя.
-
Сбор и анализ информации (ресерч подрядчиков, сервисов, рынков).
-
Взаимодействие с подрядчиками, партнёрами, клиентами.
-
Контроль выполнения задач командой (follow-up, дедлайны).
-
Ведение внутренних таблиц, баз данных, чек-листов.
-
Помощь в найме: первичный скрининг резюме, коммуникация с кандидатами.
-
И другие персональные задачи руководителя.
Требования:
- Опыт работы ассистентом / офис-менеджером / project coordinator (желательно).
- Английский язык — уровень Intermediate и выше (письменно и устно).
- Умение работать с e-mail, календарями, Google Docs / Excel.
- Высокий уровень самоорганизации и ответственности.
- Умение работать с конфиденциальной информацией.
- Внимательность к деталям, аккуратность в документах.
- Умение быстро переключаться между задачами.
Формат работы:
График: с 9:00 AM до 5:00 PM по времени Нью-Йорка (EST / EDT).
Полная занятость.
Онлайн-формат (удалённо).Будет плюсом:
Опыт работы с руководителями / собственниками бизнеса.
Опыт работы с международными командами.
