Документовед / Делопроизводитель / Специалист по документообороту с функцией офис-менеджера

Мы "Южная компания" – стремительно растущая компания, работаем с 2021 года и увеличиваем объем импорта более чем на 300% в год.

Стали всего за 5 лет ведущим импортером безалкогольных напитков, лапши, риса быстрого приготовления и снеков из Китая на B2B рынке. Мы ценим порядок, системный подход и ответственность каждого члена команды. И в свою очередь своим сотрудникам мы предлагаем:

Социальные гарантии. Мы обеспечиваем сотрудников полным социальным пакетом, включая полностью белую конкурентную зарплату и оплачиваемый отпуск 36 дней.

Комфортный офис. Наша компания располагается в новом современном БЦ Aura Business Center, оборудованном всем необходимым для продуктивной работы.

Доброжелательная атмосфера. Мы гордимся нашей дружелюбной и поддерживающей командой. У нас вы найдете коллег, готовых прийти на помощь и поделиться опытом, вдохновляющий и мотивирующий.

Перспективы карьерного роста. В Южной Компании мы ценим таланты и стремимся развивать их. У вас будет возможность пройти обучение и профессиональную переподготовку, а также продвигаться по карьерной лестнице.

В связи со стремительным ростом открываем вакансию на должность Делопроизводитель / специалист по документообороту с функцией офис-менеджера.

Ваша цель на этой позиции: Обеспечить безупречный порядок и эффективность во внутреннем документообороте и административной жизни офиса. Вы — человек-система, на которого можно положиться в вопросах от заказа канцелярии и составления служебных записок до подготовки документации и оформления внутренних/исходящих документов.

Что мы от вас ожидаем или ценный конечный продукт вашей работы:

• Актуальные и полные реестры договоров.

• Контролируемая первичная документация.

• Четкий, отлаженный внутренний документооборот.

• Готовый к любой проверке архив (бумажный и цифровой).

• Слаженная административная работа офиса.

Обязанности:

1. Документооборот и архив (основной фокус):

• Работа с входящими/исходящими документами: Прием, регистрация в учетной системе, сканирование и цифровизация. Оформление и регистрация приказов, писем, доверенностей, договоров, ТТН.

• Контроль и экспертиза: Проверка корректности оформления служебных записок, договоров, приказов. Контроль сроков исполнения поручений.

• Архивирование и систематизация: Сортировка документов (кадровые, финансовые, юридические). Формирование дел и отправка в архив. Ведение электронного архива.

• Подготовка к проверкам: Оперативный поиск документов по запросам руководства или контролирующих органов, составление описей, подготовка копий.

• Работа в программах: Выгрузка и прикрепление подписанных через ЭДО документов (по продажам) в 1С:Бухгалтерия. Контроль сроков их подписания.

• Обучение сотрудников: Проведение кратких инструктажей по правилам оформления документов и работе с электронным архивом.

2. Кадровое делопроизводство (поддержка):

• Оформление кадровых документов: приказов, трудовых договоров, личных карточек, графика отпусков.

• Поддержание в актуальном состоянии локальных нормативных актов (ПВТР, положения).

• Взаимодействие с госорганами (военкомат, трудовая инспекция) по запросу.

3. Административная поддержка офиса:

• Заказ канцелярских и хозяйственных товаров.

• Организация командировок, решение административно-хозяйственных вопросов с УК.

• Выполнение поручений руководства.

Мы ждем, что вы:

• Имеете опыт работы от 2х лет делопроизводителем, документоведом или офис-менеджером с похожими задачами.

• Обязательно знаете основы делопроизводства (ГОСТы на оформление документов, виды документов).

• Уверенно работаете с 1С (Бухгалтерия/ЗУП/Кадры) и системами ЭДО (СБИС, Диадок, Контур и т.п.), excel, word.

• Умеете систематизировать документацию, работать с большим объемом информации, составлять деловые письма и обращения.

• Внимательны к деталям, аккуратны и системны.

• Умеете расставлять приоритеты и работаете на результат.

• Обладаете хорошими коммуникативными и аналитическими навыками.

Что мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство с первого дня.

• Стабильную белую зарплату с премиями по результатам раз в по года. Оклад на испытательном сроке (первый месяц) 60 000 руб, далее 80 000 руб.

• Работу в стабильной компании, где ваш вклад ценят.

• Современный и комфортный офис.

• Возможность выстроить систему и влиять на эффективность компании.

• Дружный коллектив, корпоративную культуру, обучение и поддержку руководителя.

Будем рады видеть вас в нашей команде! Отклики принимаются до 31.01.26.