Главная задача роли:
Освободить от операционной рутины, держать под контролем семью + офис + поездки + события, быть точкой сборки между всеми людьми вокруг
1. Календарь и приоритеты (ключевая зона)
- Ведение единого мастер-календаря:
• я
• дети (16 лет / 1,5 года)
• няня
• водитель
• ключевые офисные события
- Блокировка времени под: встречи с коллекционерами, поездки, выставки, открытия, личное восстановление
- Напоминания заранее, не в последний момент
- Подготовка дня: «Завтра: где я, где дети, кто с кем и во сколько»
2. Семья и дети
- Старший ребёнок (16 лет)
• Координация:
• школы / занятий / спорта
• врачей, психолога (при необходимости)
• Запись и сопровождение сложных разговоров: независимость, границы, режим
• Контроль документов (справки, поездки)
• Организация досуга, поездок, лагерей
• Покупка одежды, техники, подарков
- Младший ребёнок (1,5 года)
• Полная координация с няней: график, замены, задачи на день
• Запись к врачам, прививки, чекапы
• Заказ питания, подгузников, игрушек
• Travel-поддержка (если летите)
- Мама
• Записи к врачам, обследования
• Помощь с бытом и передвижением
• Напоминания и контроль графика
3. Няня, водитель, персонал
• Графики работы и замен
• Чёткие инструкции на день
• Координация с водителем: маршруты, ожидания, изменения
• Контроль оплат, переработок, отпусков
• Быть «буфером», чтобы ко мне не шли с мелочами
4. Дом и быт (центр Москвы)
• Закупки: продукты, детское, бытовое
• Организация клининга, химчистки
• Контроль сервиса квартиры
• Мелкие ремонты, мастера
• Подготовка дома к приёмам гостей (редко)
5. Офис (не дублируя помощницу)
Важно: ассистент не делает работу офис-помощницы, а:
• Координирует мне офис
• Подготовка ко встречам: где, с кем, цель
• Контроль тайминга
• Напоминание о follow-up’ах
• Организация поездок по работе (ярмарки, выставки)
6. Арт-жизнь и статус
• Календарь:
• выставок
• вернисажей
• ярмарок
• закрытых мероприятий
• Регистрация, VIP-приглашения
• Организация присутствия: образ, транспорт, тайминг
• Подготовка подарков коллекционерам, партнёрам
7. Путешествия
• Полная организация поездок: я, дети, няня (если летит)
• Документы, визы, страховки
• Детские опции
• Решение форс-мажоров
• Апгрейды, ожидания, трансферы
8. Покупки и стиль
• Одежда для меня и детей
• Заказ примерок
• Работа с байерами
• Возвраты
• Подготовка гардероба под события и поездки
9. Подарки и события
• Ведение календаря дат
• Идеи подарков (арт, книги, предметы)
• Упаковка, доставка
• Организация ужинов, дней рождений, приёмов
10. Документы и формальности
• Паспорта, визы, доверенности
• Медицинские документы
• Страховки
• Счета, регулярные платежи
• Контроль сроков
11. Коммуникация от моего имени
• Переписка (WhatsApp, email)
• Звонки и подтверждения
• Фильтрация входящего
• Напоминания другим людям
12. Проактивность (must-have)
Ассистент:
• Видит картину целиком
• Думает на 2–4 недели вперёд
• Предупреждает, а не реагирует
• Предлагает решения, а не вопросы
Требования:
-
Опыт работы личным ассистентом от 3 лет
-
Опыт ведения сложных календарей и нескольких контуров одновременно
-
Высокий уровень самоорганизации и ответственности
-
Умение работать с конфиденциальной информацией
-
Проактивная позиция: умение предлагать решения
-
Гибкость, стрессоустойчивость, тактичность
-
Навыки приоритизации и тайм-менеджмента
-
Готовность быть на связи в нестандартное время
-
Английский язык — будет преимуществом
-
Опыт работы с HNWI / публичными персонами — плюс
Условия:
-
Полная занятость
-
Удаленный формат работы
-
Конкурентная заработная плата
-
Прямое подчинение руководителю
-
Высокий уровень доверия и автономности
-
Долгосрочное сотрудничество
