Офис-менеджер / Помощник руководителя

О Компании ЗПТО СОЮЗ - https://zptosoyuz.ru/about-us

Ключевые обязанности

• Приём от менеджера по продажам полного пакета документов и брифинга по клиенту после запуска в производство
• Организация процесса от передачи в производство до доставки клиенту
• Координация монтажных бригад (поиск спец.техники, координация)
• Сбор исполнительной документации (совместно с другими отделами)
• Подготовка счетов, контроль оплат, закрытие документооборота по сделке (совместно с бухгалтерией)
• Проведение опроса после завершения проекта (получение благодарственных писем, отзывов и т.д.)
• Систематический сбор информации о клиенте для передачи в отдел продаж и маркетинг
• Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, ведение архива
• Приём и распределение входящей почты
• Встреча и первичный приём посетителей
• Заказ и контроль наличия офисных расходников (канцелярия, вода, кофе, чай)
• Организация совещаний: бронирование переговорных, подготовка оборудования, кофе-брейки
• Координация работы доставок для офиса
• Ведение базы контактов подрядчиков и поставщиков для офисных нужд

Требования к кандидату

Обязательно:

• Опыт от 1 года в роли: менеджер проектов / аккаунт-менеджер / офис-менеджер
• Знание основ документооборота (договоры, счёт-фактуры, УПД, акты)
• Опыт взаимодействия с производством, логистикой или подрядчиками
• Уверенное владение ПК (Excel, Word, Google Таблицы)
• Способность работать в режиме многозадачности с чётким соблюдением дедлайнов
• Опыт организации офисной деятельности и работы с поставщиками

Личные качества:

• Высокий эмоциональный интеллект: умение считывать настроение клиента и коллег
• Стрессоустойчивость и клиентоориентированность в условиях сжатых сроков
• Системное мышление и внимание к деталям
• Инициативность, проактивность, готовность брать ответственность
• Аккуратность и педантичность в работе с документами и офисным пространством

Будет преимуществом:

• Опыт в грузоподъёмном оборудовании, металлоконструкциях, строительстве
• Умение вести деловую переписку
• Опыт работы с Битрикс24
• Участие в оптимизации бизнес-процессов

Условия и мотивация

Финансовые:

• Фиксированная ЗП

Прочие условия:

• Официальное трудоустройство
• Испытательный срок: 3 месяца
• График: полный день с 8.30 до 17.00
• Наставничество
• Регулярная обратная связь