Офис-менеджер

В дружный коллектив требуется офис -менеджер

Обязанности:

• Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процесс работы либо подготовки ответов;
• Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя;
• Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя, следить за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями и конкретным исполнителями документов , поступивших на исполнение;
• проверять правильность оформление подготовки проектных документов, передаваемых руководителю на подпись;
• по поручению руководителя составлять письма, запросы , другие документы, готовить ответы авторам писем;
• печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы;
• Готовить исходные данные для составления проектов (формирование бюджетов, коммерческие предложения, обоснования стоимости сервисных договоров, необходимые статистические данные по требованию руководства);
• Согласовывать отчеты и акты по сервисным договорам с Заказчиком и субподрядными организациями ;
• Готовить периодическую отчетность в установленные сроки;
• Выполнять отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя;
• Поддержание порядка и жизнедеятельности офиса;
• Прием посетителей и клиентов;
• Знание офисных программ, электронная почта;
• Работа с различными типами документов, ведение протокола совещаний ;
• Грамотная устная и письменная речь, знание делового этикета.
• Прием звонков, подготовка, учет и отправление корреспонденции, писем, в том числе курьерскими службами.

Требования:

• Знание офисных программ, электронная почта, документооборота
• Работа с различными типами документов;
• Навыки работы с оргтехникой;
• Аккуратность, организованность, ответственность;
• Грамотная устная и письменная речь, знание делового этикета;

Условия:

• Умение согласованно работать в коллективе, сконцентрироваться на поставленной задаче для достижения результата;

• Коммуникабельность, ответственность, исполнительность, мобильность, организаторские способности