Делопроизводитель

Обязанности:

• Ведение делопроизводства;
• Регистрирует водящую и исходящую корреспонденцию в системе Матрица;
• Распределяет входящую корреспонденцию по руководителям направлений деятельности;
• Отправляет исходящую корреспонденцию;
• Контролирует соблюдение правил оформления документов, редактирует документы перед отправкой на рассмотрение руководителю;
• Осуществляет нормоконтроль писем, приказов и распоряжений согласно нормам документооборота;
• Получает резолюцию и направляет документы ответственным исполнителям;
• Создает задачи в системе электронного документооборота Матрица;
• Контроль за своевременным исполнением документов и поручений;
• Ведет календарь деловых встреч закрепленного руководителя;
• Заказывает пропуска сотрудникам и посетителям;
• Назначает совещания, бронирует переговорные комнаты, контролирует участников и подготовку материалов к совещаниям;
• Выполняет поручения руководителя;
• Ведёт базы данных, электронные архивы и системы документооборота;
• Отправляет и получает корреспонденцию в отделении Почта России (по нечётным неделям) на основании доверенности.
• Ведет работу курьерскими службами;
• Получает корреспонденцию, адресованную на другие юридические адреса города Москвы (по графику, согласованному с Начальником отдела);
• Архивирование документов;
• Работа с копировально-множительной оргтехникой;
• Протоколирование совещаний;
• Встреча и сопровождение посетителей;
• Организация командировок (покупка билетов, бронирование отелей);
• Административная поддержка сотрудников офиса (заказ, воды, кофе, канцелярии и др.);
• Исполнение обязанностей, входящих в круг обязанностей начальника отдела делопроизводства, в период его временного отсутствия;
• Выполняет прочие функции, не вошедшие в данный перечень, по заданию вышестоящего руководства, в пределах целей и задач, стоящих перед Обществом.

Требования:

- образование: высшее, среднее профессиональное;

- опыт работы в сфере: от 3 лет;

- навыки: делопроизводство, документооборот, ЭДО, работа с оргтехникой, оформление документации;

Условия:

• оформление по ТК РФ;
• испытательный срок 3 месяца;
• 5/2 (40 часов);
• дежурство: с 09 до 18, или 13 до 22 по гибкому графику (вых. – сб, вскр);
• ЗП на руки: 100 000-110 000 р. (в том числе оклад + ежемесячная премия)
• ЭДО в приоритете.
• отпуск 28 календарных дней.