Обязанности:
-
Ведение календаря руководителя: Планирование встреч, телефонных звонков, совещаний, командировок. Контроль за графиком, напоминание о предстоящих событиях.
-
Обработка входящей и исходящей корреспонденции: Электронная почта, традиционная почта, факсы. Сортировка, перенаправление, подготовка ответов, регистрация.
-
Документооборот и делопроизводство: Подготовка, оформление, регистрация, рассылка и хранение документов (приказы, договоры, письма, служебные записки).
-
Прием и фильтрация телефонных звонков: Вежливое общение, определение степени важности, переключение на руководителя или других сотрудников, минимизация "лишних" звонков для шефа.
Требования:
-
Встреча и прием посетителей: Создание первого впечатления об офисе и руководителе.
-
Взаимодействие с клиентами, партнерами, гос. органами: От имени руководителя (в рамках полномочий).
-
Поддержка связи с другими подразделениями компании: Трансляция решений и поручений руководителя.
-
Контроль за состоянием рабочего места руководителя (техника, чистота).
-
Работа с офисной техникой: Принтер, сканер, факс, АТС.
-
Мультизадачность : Умение быстро переключаться между задачами.
-
Внимательность к деталям и аккуратность: Ошибки в документах или графике недопустимы.
-
Коммуникабельность и тактичность: Умение общаться с разными людьми.
-
Диспозитивность и умение хранить конфиденциальную информацию.
-
Инициативность в рамках своих полномочий: Умение предвидеть потребности руководителя.
-
Отличные устные и письменные навыки.
