Администратор офиса/помощник бухгалтера

Кандидата приглашает компания — поставщик инженерно-технологического оборудования для объектов строительства, как государственных предприятий, так и крупных строительных компаний.

Обязанности:

• Отслеживание сроков оплаты по хозяйственным договорам (Аренда, офисные нужды, вода, канцелярия)
• Структурирование документооборота компании, проверка входящих документов
• Выставление счетов, отгрузочных документов (реализация заказчику) (от 1 до 10 в месяц) в программе 1С Бухгалтерия.
• Помощь главному бухгалтеру в проведении авансовых отчетов по командировкам, составление приказов на командировку.
• Проверка актов сверки, занесение первичных приходных документов в программу 1С, разнесение банковской выписки в 1С, списание материалов.
• Проверка наличия необходимых документов от подрядчика/заказчика. Получение полного комплекта документов по сделкам за предыдущие периоды.
• Заказ курьера на получение и отправку документов от поставщика/заказчика
• Согласование забора документов с поставщиком/заказчиком по телефону
• Работа с курьерскими службами
• Внесение каждого этапа по доставке документов в базу (таблица ексель)
• Передача полного комплекта подписанных документов с сопроводительной документацией заказчику
• Регистрация документов (входящих и исходящих электронных писем)
• Поиск и заказ билетов на транспорт для командировок сотрудников
• Поиск бронирование и оплата гостиничного проживания командированных сотрудников
• Поиск и заказ подарков для партнеров
• Ответы на входящие звонки компании.
• Отправки/получения документов от заказчика/поставщика
• Создать таблицу постоянных офисных затрат, внести плановые даты оплат. Таблица должна быть на весь календарный год.
• Вести таблицу наличия оригиналов документов в офисе компании
• Вести реестр входящей/исходящей корреспонденции

Требования:

• Опыт работы на аналогичной должности от 3х лет
• Умение четко формулировать вопросы, задачи
• Уверенно и профессионально отвечать на телефонные звонки
• Владение оргтехникой, MS Office (Word, Excel, контур Диадок)

Условия:

• Все официально, по Трудовому кодексу РФ, со всеми положенными социальными гарантиями.
• Как обычно, первые три месяца – это испытательный срок.
• Работа по стандартному графику 5/2, с понедельника по пятницу, с 9 утра до 6 вечера.
• Возможен гибридный график работы: три дня в офисе, два дня удалённо.