Начальник Управления по организационно-документационному обеспечению

Обязанности:

• координация деятельности управления;
• обеспечение полного цикла документационного обеспечения управления (организация приема корреспонденции, ее регистрации, подготовки проектов резолюций генерального директора, рассылки документов с резолюцией руководителя, доведения их до непосредственных исполнителей);
• инициирование и подготовка пакетов документов для последующей организации закупочных процедур в части касающейся деятельности управления;
• работа с поставщиками товаров и услуг в рамках заключенных договоров;
• оформление и передача в оплату первичных документов в рамках заключенных договоров;
• организация и ведение работы по контролю за своевременным исполнением поручений руководителя и вышестоящих организаций;
• подготовка на еженедельной основе отчетов по исполнительской дисциплине для генерального директора;
• методическая помощь подразделениям в подготовке текстов деловых писем, поиске и подборе требуемых документов и информации, иное;
• помощь первому лицу в организации рабочих встреч, совещаний;
• организация своевременной закупки продуктов питания («знаков делового гостеприимства») для аппарата управления (чай, кофе, сахар и прочее);
• организация и ведение работы с документами для служебного пользования (ДСП);
• просмотр и распределение входящих обращений на общий почтовый ящик;
• организация поздравлений сотрудников, закупка подарков и цветов;
• взаимодействие с работниками службы делопроизводства Управления делами Мэра и Правительства Москвы по вопросам обмена деловой корреспонденцией;
• иные поручения генерального директора.

Требования:

• Высшее образование, желательно профильное; либо наличие оконченных курсов повышения квалификации в сфере документационного обеспечения управления;
• Знание основ делопроизводства;
• Навыки работы в системе электронного документооборота Правительства Москвы будут являться преимуществом;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Опыт в составлении и редактировании текстов деловых писем;
• Опыт работы с закупочной документацией в рамках 223-ФЗ";

• Соблюдение этики делового общения;

• Лояльность, готовность к выполнению разного рода функций и задач;
• Недопущение конфликтных ситуаций на рабочем месте;
• Ответственный и инициативный подход к выполнению своих рабочих обязанностей;
• Опрятный внешний вид, презентабельная внешность.

Условия:

• Заработная плата устанавливается по результатам собеседования;
• Оформление по ТК РФ;
• Пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями: суббота, воскресенье.
• Своевременные выплаты заработной платы;
• Предоставление скидок на услуги АО «Медицинский центр»;
• Компенсация затрат на прохождение медицинского осмотра.