Специалист по документообороту

Обязанности:

1. Обеспечивать упаковку, защиту, подготовку к отправке и отправку почтовой корреспонденции филиала в соответствии с требованиями нормативных документов, в целях обеспечения ее доставки в хорошем состоянии.

2. Осуществлять электронную переписку с использованием корпоративной почты, знать и использовать в работе информационную систему «ТЕЗИС».

3. Осуществлять регистрацию входящей и исходящей корреспонденции филиала в системе «ТЕЗИС» и, при необходимости, осуществлять рассылку зарегистрированной корреспонденции по указанным реквизитам доступными каналами связи.

4. Обеспечивать перевод текстов документации, писем, и другой корреспонденции с английского языка на русский и наоборот.

5. Осуществлять прием ежедневных, оперативных заявок, направленных в филиал от судовладельцев, судостроительных, судоремонтных предприятий и других заказчиков услуг PC.

6. Осуществлять ведение оперативного журнала заявок и контроль выполнения промежуточных заявок в соответствии с требованиями НД филиала, включая иногородние участки.

7. Сканировать финансовые документы, оформленные бухгалтерией филиала (счета, договоры, акты сдачи-приемки, акты сверок), направлять их по электронной почте и в твердом виде адресатам.

8. Размещать документы в карточках заявок в системе электронного документооборота с отметками об отправке.

9. Подготавливать информацию для ответов на запросы от надзорных органов, судов, пенсионных фондов и иных организаций (проводить анализ формуляров, осуществлять подготовку документов для направления по требованию).

10. Принимать участие в поддержании формуляров предприятий в промышленности, включая проверку комплектности заявок в промышленности, размещение/перемещение в архив документов по проведенным освидетельствованиям в модуле «Промышленность» информационной системы «Тезис».

11. Разрабатывать, вносить изменения и поддерживать в актуальном состоянии Номенклатуру дел Астраханского филиала.

12. Осуществлять размещение отработанных документов в дела в соответствии с Номенклатурой дел.

13. Контролировать процесс ознакомления работников филиала с материалами, направленными на ознакомление, в том числе на бумажном носителе и ежемесячно представлять директору филиала списки работников, нарушающих установленные сроки ознакомления.

14. Проводить по указанию руководства и главных инженеров-инспекторов филиала сбор подписей на документах в твердом виде, (журналы, листы ознакомления, отчеты и т.д.) у персонала Астраханского филиала РС в установленные сроки.

Требования:

• Высшее образование
• Уверенный пользователь ПК
• Английский язык - Intermediate

Условия:

• Работа в стабильной компании - лидере отрасли

• Годовое премирование

• Повышение квалификации за счет компании