Офис-менеджер

Офис-менеджер — обеспечение бесперебойной работы офиса и административная поддержка деятельности отдела / компании.

Обязанности

Документооборот и договорная работа:

• Взаимодействие с контрагентами и поставщиками по документам: заведение счетов, контроль поступления оплат и получение закрывающих документов.
• Ведение реестра договоров и платежей, контроль сроков действия договоров и актуальности статусов.
• Подготовка официальных писем и запросов партнерам и контрагентам.
• Систематизация и обеспечение сохранности электронного и бумажного архива отдела (делопроизводство).

CRM, учет и отчетность:

• Ведение и актуализация информации в CRM-системе (заведение нового партнера и предоставление доступов, финмодель).
• Техническая поддержка сотрудников (выдача доступов, обновление справочной информации).
• Сбор данных и подготовка внутренней отчетности/аналитики по заданию руководителя.

Организационное и административное обеспечение:

• Организация встреч и переговоров
• Организация командировок сотрудников (заказ билетов, гостиниц).
• Взаимодействие с курьерскими службами (оформление и отслеживание доставок).
• Материально-техническое обеспечение офиса: заказ канцелярии, хозтоваров, контроль наличия.
• Взаимодействие с управляющей компанией / арендодателем: передача показаний счетчиков (вода,электроэнергия, отопление), парковка, контроль исправности оборудования.
• Поддержание чистоты и работоспособности бытовой техники (очистка кофемашины)
• Поддержание в актуальном состоянии презентационных материалов и стандартов оформления (шаблоны, бланки).
• Взаимодействие с юридическим отделом и бухгалтерией по текущим вопросам деятельности отдела.
• Выполнение отдельных поручений руководителя.

Дополнительные задачи:

• Мониторинг и систематизация отзывов о компании.
• Информирование смежных отделов о заключении новых сделок (работа с внутренними коммуникациями).
• Сбор и первичная обработка данных по конкурентам (мониторинг).

Требования

• Опыт работы в офис-менеджменте или административной поддержке от 1 года
• Понимание основ первичной документации (счета, акты, накладные) и уверенный пользователь ПК (пакет Office)
• Коммуникабельность и умение работать с партнерами и подрядчиками
• Навыки работы с CRM-системами и офисными программами
• Внимательность к деталям, умение работать с несколькими задачами одновременно

Условия

• График работы: 5/2, офис в БЦ Магистраль Плаза (трансфер от м. Беговая).
• Оформление по ТК РФ, стабильные выплаты.
• Молодой и дружный коллектив, поддержка наставника.
• Уютный офис с современной техникой и зоной отдыха.