Офис-менеджер

Обязанности:

- Приём и распределение входящих телефонных звонков, передача информации адресатам, фиксация пропущенных вызовов.

- Подготовка и отправка деловых писем, запросов, служебных записок по поручению руководителя.

- Ведение деловой переписки с контрагентами, поставщиками и обслуживающими организациями.

- Выполнение текущих поручений директора (подготовка документов, организация встреч, координация с контрагентами, курьерские задачи и пр.).

- Контроль качества ежедневной уборки офисных и производственных помещений по утверждённому стандарту (чек-листы, обходы, фиксация замечаний).

- Организация работы уборщицы: выдача стандарта, обеспечение доступа к помещениям, обратная связь по качеству.

- Поиск и подбор персонала для уборки при необходимости замены (размещение объявлений, собеседования, организация пробного дня).

- Закупка хозяйственных средств и расходных материалов (моющие средства, инвентарь, туалетная бумага, мыло, полотенца и т.п.): учёт остатков, формирование заявок, согласование с руководителем, приёмка.

- Закупка канцелярских товаров для офиса: сбор заявок от сотрудников, учёт остатков, заказ, приёмка и выдача.

- Обеспечение офиса питьевой водой: контроль остатков бутылей, заказ у поставщика, приёмка, контроль исправности кулеров.

- Обслуживание кофемашины: контроль наличия расходников (кофе, сахар, стаканчики), организация периодической чистки по инструкции.

- Разработка и актуализация регламентов по хозяйственному обеспечению офиса совместно с руководителем.

- Взаимодействие с обслуживающими организациями (ремонт, сервис оборудования) при необходимости.

Требования:

- Опыт работы в административно-хозяйственной сфере, на позиции офис-менеджера или помощника руководителя — от 1 года (желательно).

- Ответственность, внимание к деталям, аккуратность.

- Грамотная устная и письменная речь, навыки делового письма.

- Вежливость и корректность при общении по телефону и в переписке.

- Умение организовать работу других людей и контролировать результат.

- Базовые навыки работы с таблицами (Excel / Google Таблицы), электронной почтой, мессенджерами.

- Самостоятельность: умение видеть проблему и предлагать решение, а не только фиксировать.

- Проживание в г. Углич или готовность к ежедневному присутствию в офисе.

Условия:

- Оформление по ТК РФ.

- Стабильная заработная плата, выплата 2 раза в месяц.

- Дружный коллектив, понятные задачи.

- Возможность влиять на процессы: вы не просто исполнитель, а человек, который выстраивает порядок в хозяйственной части компании.