Начальник отдела (Отдел сопровождения контрактов)

Цель позиции: Обеспечение эффективного управления жизненным циклом контрактов компании, максимизация финансовых результатов и минимизация рисков по договорному портфелю.

Обязанности:

Стратегия и процессы:

• Разработка, внедрение и постоянная оптимизация единых процедур и регламентов по работе с контрактами (заключение, исполнение, изменение, пролонгация, расторжение).
• Ведение реестра всех действующих и планируемых контрактов компании. Контроль за полнотой и актуальностью договорной базы.
• Организация системы ключевых событиях: окончание срока действия договора, сроки оплат, сроки выполнения отчетных процедур для клиента, дебиторская задолженность.
• Анализ портфеля контрактов на предмет финансовой эффективности.

Контроль исполнения договора, обеспечение финансовых условий:

• Мониторинг соблюдения ключевых показателей договора. Взаимодействие с техническими руководителями и аварийными службами для получения данных.
• Мониторинг своевременности оплат.
• Организация работы с дебиторской задолженностью (контроль, претензионная работа, взаимодействие с юридическим и финансовым отделами).
• Согласование и оформление актов сверок взаиморасчетов.
• Инициация, согласование и оформление дополнительных соглашений об изменении условий (цены, состава услуг, списка оборудования), переоформление договоров при смене реквизитов сторон и т.д.

Аналитика, отчетность и экономика контрактов:

• Формирование регулярной аналитической отчетности для руководства: о состоянии портфеля, исполнении планов по выручке, уровне дебиторской задолженности, основных рисках.
• Расчет и анализ рентабельности (маржинальности) контрактов и ключевых клиентов во взаимодействии с финансовой службой.
• Участие в подготовке коммерческих предложений и калькуляций с точки зрения проверки выполнимости и рисков договорных условий.
• Выявление "узких мест" в процессах, ведущих к финансовым или репутационным потерям, и разработка предложений по их устранению.

Внутреннее взаимодействие и сопровождение:

• Взаимодействие с службой продаж по всем договорным и финансовым условиям действующих и новых контрактов.
• Взаимодействие с юридическим управлением: подготовка договоров, согласование спорных условий, правовая поддержка при претензиях.
• Взаимодействие с бухгалтерией и финансовым отделом: по вопросам признания выручки, отражения оплат, списания безнадежных долгов.
• Координация с операционными (техническими) подразделениями для контроля фактического исполнения работ по договорам и учета затрат.
• Взаимодействие со службой закупок в части контрактных обязательств перед поставщиками, связанных с исполнением договоров с клиентами.

Работа с клиентами (административно-договорная часть)

• Ведущая роль в административных переговорах по условиям исполнения действующих договоров (графики платежей, урегулирование претензий по незначительным нарушениям, согласование доп. Соглашений и т.д.).
• Организация процесса своевременного подписания клиентами актов выполненных работ (оказанных услуг) и иных закрывающих документов.
• Ответы на запросы клиентов по договорным и финансовым аспектам сотрудничества.

Управление отделом

• Подбор, обучение, расстановка и оценка эффективности сотрудников отдела (менеджеры, специалисты и т.д.).
• Постановка задач, контроль их выполнения, распределение нагрузки.
• Развитие компетенций команды в области договорного права, финансов и отраслевой специфики.

Требования (Профессиональные компетенции):

• Опыт работы от одного года на аналогичной позиции
• Глубокое знание структуры и типовых рисков контрактов на возмездное оказание услуг (сервисных договоров).
• Умение самостоятельно готовить проекты договоров, дополнительных соглашений, протоколов разногласий на основе типовых форм компании.
• Устойчивые навыки работы с большими массивами данных: уверенный пользователь Excel (сводные таблицы, сложные формулы), Word, PowerPoint.
• Опыт подготовки аналитических отчетов, служебных записок, презентаций для руководства.
• Высшее образование (экономическое, финансовое).
• Понимание принципов заключения контрактов по 44-ФЗ и 223-ФЗ (при наличии госзаказчиков).
• Навык чтения и анализа финансовых показателей контракта (цена, стоимость ППР и аварийных вызовов, условия оплаты, штрафные санкции.
• Умение проводить совместно с финансами анализ маржинальности контракта/группы контрактов.
• Опыт разработки или кардинальной оптимизации сквозных процессов (от заключения договора до его закрытия).
• Навык описания регламентов, инструкций и контрольных точек (чек-листов) для команды.
• Владение методологиями контроля исполнения, как внутренних подразделений, так и контрагентов.
• Умение формировать понятные аналитические отчеты для руководства (дашборды) по ключевым метрикам: выполнение плана выручки, динамика дебиторской задолженности, концентрированные риски.
• Опыт работы в модулях «Договоры», «Продажи» ERP-систем (1С).

• Понимание основ налогового законодательства в части признания выручки и НДС по услугам.
• Умение ясно доносить позицию, аргументированно вести сложные переговоры с клиентами и жестко — с внутренними подразделениями для соблюдения сроков.

• Принятие на себя ответственности за конечные финансовые и операционные результаты всего договорного портфеля.

• Способность работать в условиях многозадачности.

• Способность мотивировать, обучать и выстраивать эффективную работу подчиненных. Опыт наставничества.