Специалист по делопроизводству

Обязанности:

• Организация работы по документационному обеспечению деятельности компании.
• Физическое получение и отправка корреспонденции в отделениях Почты России.
• Организация взаимодействия с курьерскими службами и службами экспресс-доставки.
• Ведение учета и реестров почтовых отправлений, контроль получения уведомлений о вручении.
• Прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции по ответственным лицам.
• Проверка исходящих писем, проектов приказов и внутренних документов на соответствие правилам оформления, а также на наличие орфографических и грамматических ошибок.
• Контроль исполнения приказов и своевременности ознакомления с ними сотрудников.
• Обеспечение сохранности документов, поступивших в архив, и ведение реестра всего архива.
• Регистрация документов, которые уже «закончены делопроизводством».
• Сбор информации с подразделений по НД.
• Прием документов на хранение по номенклатуре дел, формирование и подшивка их в дела.
• Нумерация страниц, оформление корешков и составление описей дел.
• Проведение проверки сроков хранения и подготовка актов на уничтожение документов.
• Подбор и выдача архивных копий по запросам.
• Проведение инвентаризации архива и инструктирование сотрудников по правилам сдачи дел.
• Работа в системах 1С:Документооборот, Контур. СБИС, Диадок, Битрикс24.
• Регистрация договоров, присвоение архивных номеров, сканирование и подгрузка документов в электронную базу.
• Выставление задач в Битрикс24 и контроль их выполнения, подготовка отчетов для руководства.
• Отправка договоров на согласование через 1С:ДО.
• Исполнение обязанностей офис-менеджера на период его отсутствия.
• Приготовление чая и кофе для руководителя и посетителей.
• Распределение входящих звонков.
• Выполнение иных поручений руководителя.

Требования:

• Опытный пользователь ПК — MS Office (Word, Excel, Outlook).
• Грамотная устная и письменная речь.
• Знание основ делопроизводства, составления организационно-распорядительной документации.
• Практические навыки работы в системах электронного документооборота.
• Понимание принципов работы систем электронного документооборота.
• Владение офисной оргтехникой.
• Опыт работы в составлении архива и сдачи документов в архив;
• Высокий уровень коммуникабельности и неконфликтности;
• Умение оперативно решать административно-хозяйственные вопросы;
• Стресс-устойчивость и мультизадачность.
• Обработка отправляемой и поступающей корреспонденции, ее регистрация, хранение и направление в соответствующие структурные подразделения.
• Обработка приказов и распоряжений, их согласование, регистрация, хранение и направление в соответствующие структурные подразделения.
• Оказание методической поддержки по вопросам отправляемой и поступающей корреспонденции, оформления приказов и распоряжений.

Условия:

• Работа в офисе (5/2, 9:00–18:00) в пешей доступности от метро Щукинская
• Официальное трудоустройство по ТК РФ (белая зарплата, оплачиваемый отпуск и больничные)
• Образование среднее профессиональное или высшее (желательно профильное: документоведение, менеджмент)