Помощник руководителя департамента

Обязанности:

• ведение полного документооборота Департамента, подготовка проекта договорных документов: договора, дополнительных соглашений, спецификаций, внутреннее согласование с бухгалтерией и юристами, отправка и согласование договорных документов с поставщиками и заказчиками, проверка итоговых версий документов на полное соответствие согласованным правкам и последующее подписание у генерального директора;
• сбор документов для участия в тендере, подача тендерной документации через ЭТП;
• переписка с заказчиками и поставщиками: подготовка и отправка официальных писем, ответов на запросы, ведение деловой переписки от имени компании;
• передача на оплату ежемесячных счетов;
• взаимодействие с бухгалтерией: запрос у поставщиков и заказчиков исправлений некорректных документов; своевременная передача их в бухгалтерию;
• взаимодействия с юридическим отделом: сбор учредительных документов от поставщиков для заключения договора;
• Travel-поддержка сотрудников Департамента: заказ авиа и ж/д билетов; бронирование гостиниц, оформление командировок;
• оформление доверенностей сотрудникам департамента;
• ведение графика платежей во внутренней программе компании;
• взаимодействие с курьерскими, почтовыми службами;
• составление внутренних документов компании, таких как путевые листы, служебные записки;
• закупка спецодежды и рабочего инструменты для сотрудников департамента;
• ведение базы данных договоров;
• контроль оплаты счетов от Заказчиков;
• взаимодействие с региональными подразделениями Департамента;
• в случае болезни/отпуска специалиста отдела снабжения: обеспечение закупки электрооборудования и комплектующих: формирование заявок поставщикам, получение счетов на оплату, отслеживание сроков по заказам, согласование отгрузки с поставщиками, оформление заявки на перевозку транспортной компании.

Требования:

• уверенное владение пакетом Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
• уверенный пользователь ПК, Интернет;
• грамотная речь;
• способность к обучению;
• оперативное реагирование;
• работа в команде

Условия:

• работа в офисе, график - 9:00-18:00 пн-пт.;
• оформление в соответствии с ТК РФ.
• оформление полиса ДМС со стоматологией после испытательного срока;
• корпоративный спорт: спортзал;
• корпоративные праздники и подарки для детей на Новый год.